Neun Wege mehr zu lernen… effektiv, angenehm und einfach!

Möchten Sie etwas effektiver, angenehmer und einfacher lernen? Dann merken Sie sich jeden einzelnen Buchstaben des Satzes im Dreieck und verinnerlichen die folgenden 9 Wege, genau das zu tun:

1. I Can – glaube es oder glaube es nicht!

Wie Henry Ford einmal sagte: “Ob Sie glauben, dass Sie etwas tun können oder ob Sie glauben, dass Sie es nicht können, Sie haben Recht!” Entscheiden Sie sich dafür, an sich selbst zu glauben – Ihr Potenzial ist unendlich und Ihr Bestes steht noch vor Ihnen!

2. Creativity – sie ist unendlich groß – lassen Sie ihr freien Lauf!

Wir sind kreativ geboren! Auch wenn wir unsere Kreativität noch lange nicht genutzt haben, so wartet sie doch darauf, entfesselt zu werden! Wie der Blechmann im Zauberer von Oz, braucht sie vielleicht einen Tropfen Öl! Machen Sie heute etwas ganz Neues oder etwas Altes auf eine ganz neue Art und Weise. Ihre kreative Fähigkeit ist unendlich. Beobachten Sie spielende Kinder und Sie werden unendliche Kreativität in vollem Gange sehen! Lassen Sie sich von ihnen inspirieren!

3. Attention/Mindfulness – Lernen Sie zu fokussieren und zu entspannen.

Lernen Sie, Ihre Aufmerksamkeit dort hin zu lenken, wo sie am meisten gebraucht wird und auf das, was im gegenwärtigen Moment wirklich wichtig ist. Während unsere Gesellschaft immer schneller und schneller wird, besteht die Tendenz darin, einen Geist zu entwickeln, der immer “rast” und anfällig für Ablenkung ist. Wir müssen lernen, unseren Geist zu entspannen. Lernen Sie Meditation, Entspannung, Yoga, Achtsamkeit, Tai Chi oder ähnliche Formen der Bewegung, die Ihren Geist beruhigen und Ihre Aufmerksamkeit verbessern.

4. Newness – Ihr Gehirn liebt Neues!

Als Sie zum ersten Mal diesen Planeten erblickten, war alles neu und in den ersten Jahren haben Sie gelernt zu gehen, zu reden, zu erkennen, zu essen und vieles mehr! In Zeiten großer Veränderungen lernen wir viel! Denken Sie also daran, wenn wir uns dem Wandel widersetzen, widersetzen wir uns auch dem Lernen! Also reisen Sie in eine ganz andere Kultur, lernen Sie etwas, von dem Sie dachten, dass Sie es nicht lernen könnten und probiere Sie ständig neue Wege aus, um alte Dinge zu tun. Wenn es nicht funktioniert, was soll’s, lernen Sie daraus und versuchen Sie stattdessen etwas anderes!

5. Learning Growth – Streben Sie kontinuierlich danach, die Art und Weise, wie Sie lernen, zu verbessern.

Vor dem Lernen sollten Sie sich ein Ziel setzen – das Wer, Was, Wann, Wo, Warum, Wie von dem, was Sie lernen möchten. Fragen Sie sich selbst – woher weiß ich, dass ich es gelernt habe – wie wollen  Sie sich selbst testen? Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, was gelernt werden muss. Benutzen Sie die linke und rechte Hälfte Ihres Gehirns – die logische und die kreative. Verwenden Sie zum Beispiel Farbe, Wörter, Bilder, Struktur, Bewegung, Rhythmus, Aufregung, Humor. Machen Sie es vor allem zu einem angenehmen Erlebnis! Nachdem Sie Ihr Lernziel erreicht haben, fragen Sie sich – was hat funktioniert und was könnte beim nächsten Mal besser gemacht werden?

6. Exercise – Den Körper trainieren

Recent research in Japan showed that people who exercise three times a week for half an hour have mental abilities 30% greater than those who don’t. It really stands to reason – do you think you learn more effectively if you physically exercise regularly? Test it and see – take time to exercise. The exercise can be gentle like walking, swimming, cycling or whatever type of exercise you like.

Neuere Untersuchungen in Japan haben gezeigt, dass Menschen, die dreimal pro Woche eine halbe Stunde lang Sport machen, sind geistig 30% leistungsfähiger als diejenigen, die dies nicht tun. Denken Sie, dass Sie effektiver lernen, wenn Sie regelmäßig körperlich trainieren? Testen Sie es und sehen Sie selbst – nehmen Sie sich Zeit für den Sport. Das Training kann so einfach sein, wie z.B. Gehen, Schwimmen, Radfahren oder jede andere Art von Übung, die Sie mögen.

7. Age – Den Geist trainieren

Egal wie viel Sie von Ihrem Gehirnpotenzial bisher genutzt haben, es gibt immer mehr zu nutzen – Sie habenn mindestens 100 Milliarden Gehirnzellen. Der Grund, warum wir glauben, dass sich ‘geistige Fähigkeiten mit dem Alter verschlechtern’, liegt darin, dass die meisten Menschen es glauben! Es gab auch eine Zeit, in der wir alle dachten, die Welt sei flach! Wir lagen alle falsch! Beginnen Sie daran zu glauben, dass Ihre mentalen Fähigkeiten mit dem Alter steigen können…. trainiere sie. Use it or lose it.

8. Reinforce – Beobachten Sie was funktioniert: Das Gesetz der Verstärkung

Jedes Verhalten, das bekräftigt wird, wird sich in der Regel wiederholen – also beobachten Sie weiter, was funktioniert und feiern Sie es! Stärken Sie weiterhin die Dinge im Leben von denen Sie mehr haben möchten. Denken Sie an alles, was funktioniert, und fragen Sie dich dann – wie kann ich den Rest verbessern?

9. Never give up learning to learn – Lernen Sie das Lernen: Hören Sie nicht damit auf.

Lernen ist Wachstum. Wachstum ist Lernen. Hören Sie nie auf zu lernen, zu erforschen. Ihre Leinwand wartet auf Ihr kreatives Meisterwerk. Geben Sie Das Lernen nie auf! Geben Sie das Erlernen des Lernens nie auf!

Nun, wenn Sie so weit gelesen haben, Gratulation. Wie Einstein einmal sagte: “Die wahre Kraft des Wissens liegt in seiner Anwendung”. Entscheide Sie sich, mindestens eine Handlung zu ergreifen, nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, und lernen Sie mehr…. effektiv, angenehm und einfach! Lasst uns wissen, wie es voran geht!

Über den Autor

Sean ist ein führender Experte dafür, wie Sie mehr von Ihrem unendlichen, geistigen Potenzial nutzen können. Er trainiert und coacht Organisationen und Einzelpersonen weltweit, um dieses unerschlossene unendliche geistige Potenzial zu erschließen. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Trainingsbranche hat Sean Schulungen für viele Unternehmen und Organisationen weltweit durchgeführt. Sie erfahren mehr über ihn unter: www.MindTraining.biz

5 Fragen, die Sie unbedingt stellen müssen, wenn Sie ein virtuelles Trainingsprogramm einrichten

Immer mehr unserer Kunden setzen auf die virtuelle Durchführung von Schulungen. Viele streben nach einer globalen Trainingslösung, bei der jeder Zugang zu der gleichen hohen Qualität der Ausbildung hat, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Andere müssen die Reisekosten senken. Einige bewegen sich in Richtung mundgerechtes Lernen und bieten Training in kleineren Einheiten an. Dieses wachsende Interesse hat dazu geführt, dass wir bei Target Training häufig eine beratende Funktion bei Kunden übernehmen, die wenig oder gar keine Erfahrung im virtuellen Training haben. Nachfolgend finden Sie einige der Schlüsselfragen, die wir unseren Kunden nahegelegt haben, sich selbst zu stellen.

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F1. Wie viel Erfahrung haben Ihre Teilnehmer im Umgang mit virtuellen Plattformen?

Es ist wichtig, die virtuelle Plattform, die Sie für die Durchführung von Schulungen verwenden, mit den Erlebnis- und Komfortzonen Ihrer Mitarbeiter abzustimmen. Wie vertraut sind die Teilnehmer des virtuellen Trainings mit der virtuellen Kommunikation im Allgemeinen?  Was können sie bereits tun? Und welche Systeme nutzen sie regelmäßig für z.B. virtuelle Meetings? Einige Teilnehmer nutzen täglich Videokonferenz-Tools für ihre regelmäßigen Check-Ins mit ihren virtuellen Kollegen. In einer solchen Umgebung sollten Sie ihre Fähigkeiten nutzen und Schulungen auf einer umfangreichen virtuellen Plattform mit vielfältigen und nützlichen Funktionalitäten durchführen. Webex Training Center und Adobe Connect sind gute Beispiele.

Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch völlig neu in dieser Art von Arbeit und neu auf diesen Plattformen sind, dann machen Sie sich keine Sorgen. Geben Sie nicht viel Geld für eine hochwertige virtuelle Trainingsplattform aus, wenn die Benutzer die Tools nicht nutzen können.  Es gibt eine Menge einfacher, aber effektiver Plattformen, die für Ihre Mitarbeiter funktionieren könnten, und ihre Einfachheit bedeutet, dass es leichter ist damit zu arbeiten und es daher öfter genutzt wird. Erwägen Sie daher Skype für Unternehmen, Polycom oder BlueJeans.

Target Tipp – Wählen Sie eine virtuelle Trainingsplattform aus, die der Erlebnis- und Komfortzone Ihrer Mitarbeiter entspricht.

Q2. Was ist der kleinste gemeinsame Nenner, wenn es um Ihre technische Infrastruktur geht?

Viele unserer Kunden sind auf der Suche nach globalen Trainingslösungen für ihre Mitarbeiter auf der ganzen Welt – jeder sollte von dem gleichen Training profitieren können.  Wenn jedoch in bestimmten Teilen der Welt die verfügbare Bandbreite sehr langsam ist, Kameras deaktiviert sind, Soundkarten nicht Standard sind usw., wird dies unweigerlich Probleme verursachen und das Training negativ beeinflussen. Entweder wird diese Person echte Schwierigkeiten haben, voll am Training teilzunehmen, und/oder es wird zu Verzögerungen für alle anderen kommen.

Sie haben 2 Möglichkeiten – entweder arbeiten Sie mit dem kleinsten gemeinsamen Nenner, wenn es um Ihre technische Infrastruktur geht, und passen Sie dann die Ausbildung an dieses Niveau an ODER entscheiden Sie sich dafür, die Trainingsgruppe nach technischen Fähigkeiten aufzuteilen.

Target Tipp – Respektieren und passen Sie sich dem kleinsten gemeinsamen Nenner an, wenn es um Ihre technische Infrastruktur geht.

F3. Wie viel Erfahrung haben Ihre Mitarbeiter mit virtuellem Training?

Wenn Sie einen virtuellen Trainingsansatz für Menschen einrichten wollen, die bisher wenig oder gar keine Erfahrung mit dem Erhalt von virtuellem Training hatten, müssen Sie rechtzeitig planen, um ihnen beizubringen, wie sie das Beste aus der virtuellen Trainingsumgebung machen können.  Ihr Trainingsanbieter sollte dies für Sie tun können. Ein Teil dieser Zeit wird damit verbracht, die Teilnehmer in der Anwendung der Technologie zu schulen UND Sie müssen Ihren Teilnehmern auch helfen, mehr darüber zu erfahren, wie virtuelles Training anders aussehen und sich anders anfühlen kann. Der Vergleich mit einem klassischen Präsenzseminar wird nicht helfen.

Wenn Sie sich das virtuelle Training für Ihre virtuellen Teams ansehen, dann können Sie hier 2 Fliegen mit einer Klappe schlagen – as Team wird seine virtuellen Kommunikationsfähigkeiten entwickeln und gleichzeitig ihr Team stärken!

Target tip – Investieren Sie ein wenig Zeit in das Training der Personen. Damit diese sich in einer virtuellen Trainingsumgebung zurechtfinden und sich weiterentwickeln. Dies kann Teil der ersten Sitzung oder eine separate Veranstaltung sein.

F4. Wie viele Personen planen Sie zu den einzelnen virtuellen Trainingseinheit einzuladen?

Wenn es um klassische Präsenzseminare geht, sind sich die meisten Menschen bewusst, dass, wenn Sie das Training interaktiv und relevant für jeden Einzelnen halten wollen, Sie die Gruppengröße begrenzen müssen.  Gruppen von 10- 14 Personen sind üblich.

Beim virtuellen Training gehen viele Kunden davon aus, dass viel größere Gruppen möglich sind.  Meistens ist dies auf die Verwechslung von E-Learning und Webinaren mit virtuellem Training zurückzuführen.  Die maximale Anzahl von Personen, die wir zu einer virtuellen Trainingseinheit einladen möchten, wird von zwei Faktoren beeinflusst:

  1. Die Anzahl der Personen ist in einigen Fällen durch die Bandbreite begrenzt, die Ihnen und den Teilnehmern zur Verfügung steht. (siehe F2)
  2. Zweitens hängt es davon ab, wie einfach Sie die Gruppe leiten und das Training interaktiv und relevant für die einzelnen Teilnehmer halten können. Wir empfehlen dringend kleinere Gruppen – sechs ist die magische Zahl.  Größere Gruppen von bis zu 16 Personen können funktionieren, wenn Sie einen “Produzenten” zur Unterstützung des Trainers einsetzen. Der Produzent hilft dem Trainer, die Funktionalitäten und Werkzeuge innerhalb der Plattform zu managen und die Interaktion und Fragen im Auge zu behalten.  Sie werden auch dann eingreifen, wenn die Technologie Probleme verursacht.

Target Tipp  – Halten Sie die Trainingsgruppen kleiner, als Sie es normalerweise bei einem Präsenztraining tun würden.  Investieren Sie in einen Produzenten, wenn Sie größere Gruppen wünschen, da es so günstiger ist, als Sitzungen zweimal durchzuführen.

F5. Was tun wir vor oder nach dem virtuellen Training, um das Lernen zu fördern und den Transfer zu unserem Arbeitsplatz voranzutreiben?

Think about how you can make this a more enriched learning environment, and how you can help your staff apply what they learn to their workplace.  An example of pre- and/or post-training could be using your in-house learning management system. Maybe a “flipped classroom” work where a lot of the learning is inputted before the virtual training itself (meaning the virtual training session focuses on application)?  How about individual accountability calls with the trainer after the training? Or on-the-job coaching delivered virtually as in our Presenting in a virtual environment training?

Denken Sie darüber nach, wie Sie das Training zu einer bereicherten Lernerfahrung machen können und wie Sie Ihren Mitarbeitern helfen können, das Gelernte auf ihren Arbeitsplatz anzuwenden.  Ein Beispiel für Pre- und/oder Post-Training könnte die Verwendung Ihres internen Learning Management Systems sein. Vielleicht ein “umgedrehter Unterricht” (flipped classroom), in dem ein Großteil des Lernens vor dem virtuellen Training selbst behandelt wird (d.h. die virtuelle Trainingseinheit konzentriert sich nur auf die Anwendung)?  Wie sieht es mit individuellen Verantwortlichkeitsgesprächen mit dem Trainer nach dem Training aus? Oder on-the-job Coaching, dass virtuell durchgeführt wird, wie in unserem Training Präsentieren in einem virtuellen Umfeld?

Target Tipp – Positionieren Sie das virtuelle Training als Teil einer Lernreise. Unterstützen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter dabei, die Rolle zu verstehen, die sie bei der Maximierung der Rendite der Trainingsinvestitionen spielen. Dieses eBook kann Ihnen helfen.

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Wenn Sie mehr über virtuelles Training erfahren möchten, kontaktieren Sie uns einfach. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

6 Gründe, warum Sie Jargon aus Ihren Präsentationen beseitigen sollten

Bei Präsentationen geht es darum, Ihre Botschaft effizient an Ihr Publikum zu kommunizieren. Sie möchten als Autorität in Ihrem Bereich angesehen werden. Sie könnten denken, dass die Verwendung von Jargon – Kurzwörter, die in Unternehmen verwendet werden, die in bestimmten Branchen tätig sind – Ihr Publikum beeindrucken und es zum Mitmachen anregen wird. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass sie den gegenteiligen Effekt bewirken, besonders wenn die zweite Sprache Ihres Publikums Englisch ist. Target Training hat zuvor über den Einsatz von Stille in Präsentationen gesprochen, und das Gleiche gilt für die Beseitigung von Fachjargon. Um mehr zu erfahren, lesen Sie weiter…

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1. Sie werden schwer zu verstehen sein

Im Kontext einer Arbeitsumgebung fungieren Fachbegriffe als Abkürzung zwischen den Teammitgliedern, die sie schneller arbeiten lassen. Forbes äußerte, dass es eine schnelle Art der Kommunikation ist. Aber wenn Sie Präsentationen in anderen Abteilungen oder für Personen außerhalb Ihres Unternehmens halten, sind es nur Worte, die sich in der Regel kompliziert und abschreckend anhören. Menlo Coaching betonte, dass Sie genau das sagen müssen, was Sie meinen – mit Worten und Phrasen, die Ihr Publikum leicht verstehen wird. Versuchen Sie also so genau, wie möglich zu sein.

2. Ihre Präsentation wird keinen Wiedererkennungswert haben

Selbst wenn es Leute im Publikum gibt, die mit den von Ihnen verwendeten Fachbegriffen vertraut sind, werden sie Sie durchschauen. Sie könnten die Vorstellung bekommen, dass Sie Schlagworte verwenden, um das Thema (und sich selbst) beeindruckender zu machen. Sie werden von Ihrer Präsentation später nichts Neues mitgenommen haben. Wenn Sie wirklich Jargon verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ausführlich darlegen, was Sie zu erklären versuchen oder geben Sie ein Beispiel.

3. Jargon wird die Meinung über Sie beeinträchtigen

Wenn Sie der Projektleiter sind und Ihr Team unterrichten, könnte der Gebrauch von Jargon sie demoralisieren. Im besten Fall werden sie Sie als jemanden ansehen, der nicht rücksichtsvoll genug ist, um einen Vortrag zu halten, den sie klar und leicht verstehen können.

4. Ihr Publikum wird gelangweilt

Wenn Ihre Präsentation durch zu viel Fachjargon unverständlich wird, wird bald Langeweile aufkommen. Ihre Gedanken werden zu Themen wandern, die mehr Priorität haben. Es kann auch dazu führen, dass Zuschauer anfangen zu plaudern, und somit Geräusche erzeugen, die andere ablenken könnten. Gewinnen Sie ihre Aufmerksamkeit, indem Sie Wörter auf eine sinnvolle, aber neue Art und Weise aneinanderreihen, die sie zuvor noch nicht gehört haben. Man muss kreativ – und vielleicht auch unterhaltsam – sein, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen.

5. Sie werden Ihr Publikum verlieren

Wenn Sie versuchen, die Mitglieder im Publikum zu einem bestimmten Ziel zu bringen, werden Sie sie sowohl aus emotionaler als auch aus logischer Sicht verlieren. Selbst wenn sie die Botschaft verstanden haben, werden sie nicht den Antrieb haben, diese zu verinnerlichen. Leadership-Trainer Alan Matthews empfiehlt, die Botschaft konkret zu formulieren und Ihrem Publikum die Möglichkeit zu geben, die notwendigen Aktionen/Antworten zu formulieren. Dadurch fühlen sie sich persönlich in die Präsentation eingebunden.

6. Die Präsentation wird die Zeit der Zuhörer verschwenden

Die Verwendung von allgemeinen und nicht-kontextuellen Phrasen, die das Publikum verwirren, wird es so aussehen lassen, als ob Sie nur leiern. Sie müssen die Neubewertung Ihrer Präsentation priorisieren. Filtern Sie den ganzen Jargon heraus und versuchen Sie, die Anzahl der Wörter in jedem Satz zu begrenzen, um ihre grundlegende Bedeutung zu vermitteln. Mitglieder des Publikums könnten Sie bitten, einige Elemente näher zu erläutern, aber das ist besser, als sie in einer Flut von Business-Sprache ertrinken zu lassen.

Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass Ihr Fachjargon effektiv ist, senden Sie zumindest eine Umfrage an das Publikum, um einen Eindruck von Ihrem Präsentationsstil zu bekommen. Wenn es ein Missverhältnis zwischen den Botschaften, die Sie vermitteln, und ihren Wahrnehmungen zu geben scheint, dann ist es vielleicht an der Zeit, das Jargon-Glossar aus dem Fenster zu werfen.

Über den Autor

Jean Browne arbeitet als Forscher und Fact-Checker für eine Karriere Coaching Firma in England. Gelegentlich nimmt sie an öffentlichen Reden teil, wenn sie Seminare hält. In ihrer Freizeit arbeitet sie freiberuflich unter anderem als Event-Host und Bingo-Caller.

Virtuelle Vortragsweise: Erste Schritte

Obwohl viele Fachleute, Manager und Trainingsmanager von Virtual Delivery wissen, gibt es immer noch einige Unklarheiten darüber, was es ist und wie es funktioniert.  Hier sind einige häufige Fragen, die uns gestellt werden, wenn wir unsere Kunden bei der Integration von virtuellem Training in ihre Lernstrategien unterstützen.

Was meinen wir, wenn wir über virtuelles Training oder virtuelle Vortragsweise sprechen?

Virtuelles Training ist ein Training, bei dem sich einer oder mehrere der Teilnehmer nicht im selben Raum wie der Trainer befinden. Die Schulung erfolgt über eine der vielen “Unified Communication Plattformen”. Dieser Begriff umfasst Webkonferenz-Tools wie WebEx Training Center, Adobe Connect, Go Meeting oder Skype for Business sowie Videokonferenzdienste wie BlueJeans oder Polycom.

Virtuelles Training wird oft als eine internationale Lösung angesehen. So haben wir beispielsweise eine virtuelle Sitzung mit einem Trainer aus Frankfurt am Main und Teilnehmern aus Hawaii, Boston, Luxemburg und Singapur durchgeführt. Wenn Sie jedoch einen Trainer an einem Standort haben und Teilnehmer am selben Ort/im selben Land, aber in verschiedenen Räumen sind –  dann ist das auch virtuelles Training.

Inwiefern unterscheidet sich virtuelles Training von E-Learning oder Webinaren?

Diese Begriffe werden oft von der Marketingabteilung eines Trainingsanbieters definiert, aber normalerweise stimmen die meisten Fachleute für Lernen & Entwicklung folgendem zu:

  • E-Learning wird vom Lernenden geleitet und es gibt keinen Live-Trainer.  Das Lernen erfolgt im Selbststudium durch die Interaktion mit einem computergestützten Lernprogramm. Ein einfaches Beispiel ist Duolingo als App für das Sprachenlernen. SkillSoft ist ein Beispiel für E-Learning zur Entwicklung Ihrer Soft Skills.
  • Ein Webinar wird von einem Sprecher geleitet und hat wahrscheinlich etwa 50 Zuhörer – obwohl einige Webinare Hunderte im Publikum haben. Das Webinar wird über Video oder eine Videokonferenzplattform online durchgeführt und der Referent spricht die meiste Zeit. Am Ende hat er oder sie die Möglichkeit, Fragen zu beantworten, und wenn sie einen Moderator beauftragen, können interaktive Momente gestalten werden, z.B. um Input über eine Umfrage während des Webinars zu erlangen.
  • Virtuelles Training ist ein Trainer plus Teilnehmer. Im Idealfall ist das Training interaktiv, engagiert und an die Bedürfnisse der Teilnehmer angepasst.

Was bietet Ihnen das virtuelle Training, was ein Webinar nicht bietet?

Einfach ausgedrückt, geht es beim virtuellen Training um Lernen durch Interaktion, Engagement und Personalisierung – es ist aktives Lernen. Dazu gehört das Lernen vom Trainer, das Lernen aus persönlichen Erfahrungen und das Lernen voneinander z.B. über Diskussionen und Erfahrungsaustausch. Webinare sind vergleichbar mit Vorträgen oder Online-Präsentationen – das Lernen ist passiv und basiert ausschließlich auf dem Sprecher und den Inhalten, die er teilt.

Wie viele Teilnehmer können Sie virtuell zur gleichen Zeit trainieren?

Überraschenderweise gehen viele Personen davon aus, dass ‘virtuell’ auch mehr Teilnehmer bedeutet.  Dies basiert oft auf Erfahrungen in Webinaren mit mehr als 50 Personen. In einem Präsenztraining würden wir nie versuchen, 50 Teilnehmer im selben Raum zu schulen.  Typischerweise empfehlen wir 8-12 Teilnehmer, wobei 14 ein Maximum ist.  Jahrelange Erfahrung hat uns gezeigt, dass eine ideale Zahl für interaktives virtuelles Training etwa 6-8 Personen sind. Mit einer kleinen Gruppe wie dieser können Sie sicherstellen, dass Menschen die Möglichkeit haben, auf eine intimere Art und Weise miteinander zu interagieren, indem Sie Optionen wie ‘Breakout-Rooms’ nutzen, die in den funktionelleren Plattformen wie WebEx Training Center oder Adobe Connect zu finden sind. Diese Pausenräume bieten die gleichen Vorteile wie die Integration von Kleingruppenaktivitäten in einen Schulungsraum. Diese Interaktion ist wirklich wichtig, denn ein Großteil des Wertes des Trainings, ob virtuell oder persönlich, ist die Interaktion, die die Teilnehmer miteinander haben. Sie lernen nicht nur vom Trainer, sondern auch voneinander!

Was ist ein Produzent und warum brauchen wir einen?

Ein Produzent sorgt für einen reibungslosen Ablauf des virtuellen Trainings und unterstützt den virtuellen Trainer dabei, ein interaktives, personalisiertes und vor allem reibungsloses Trainingserlebnis zu bieten. Dies ermöglicht es dem Trainer, bis zu 50% größere Trainingsgruppen zu verwalten, z.B. 8-12 Teilnehmer. Zu ihren Aufgaben gehören:

  • technische Unterstützung der Teilnehmer vor, während und nach dem Training
  • Einrichtung von Breakout-Räumen, Umfragen etc.
  • Monitoring von Engagement und Beiträgen in Chats und Break-Out-Räumen
  • Aktivitäten gestalten
  • Zeitkontrollen mit dem Trainer und den Teilnehmern

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Bei Target Training bieten wir alle unsere Lösungen auch in einem virtuellen Format an. Dazu gehören internes Business English mit unserem Virtual InCorporate Trainer, Präsentieren in einem virtuellem Umfeld und Leiten von virtuellen Teams. Wenn Sie mehr über unsere virtuellen Lösungen erfahren möchten, Zeit und Geld sparen und Ihren Schulungsumfang erweitern möchten, dann kontaktieren Sie uns einfach.

Virtuelles Training vs. Präsenztraining: Wie sieht es im Vergleich aus?

James Culver ist Partner der Target Training Gmbh und verfügt über 25 Jahre Erfahrung in der Entwicklung maßgeschneiderter Trainingslösungen. Er war in seinen beruflichen Stationen ein HR Training Manager, ein Major der US Army National Guard und ein Dozent an der International School of Management. Er ist auch ein talentierter Perkussionist und Geschichtenerzähler. Im letzten Teil dieser Serie von Blog-Posts über die Durchführung von virutellem Training beantwortete er die folgenden Fragen…

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Sie verfügen über 25 Jahre Erfahrung in der Durchführung von Schulungen. Seit wann bieten Sie virtuelles Training an?

James Seit den 90er Jahren. In den Vereinigten Staaten haben wir sehr früh mit der virtuellen Vortragsweise im Community College-System begonnen. Wir hatten oft  kleine Gruppen von Studenten an abgelegeneren Standorten, die dennoch die Vorteile von Kursen nutzen wollten, die wir auf dem Hauptcampus anbieten würden, also begannen wir, virtuelle Schulungen anzubieten. Als ich anfing, mit virtuellem Training zu arbeiten, war es extrem teuer, einen Teil dieser Arbeit zu erledigen. Unser System war im Grunde genommen eine Kameraeinrichtung und der Professor oder der Trainer sprach nur mit der Kamera. Es gab nur sehr wenig Interaktion mit den anderen Standorten und es war wie eine Art TV- Schule.

Wie sehen Sie den Vergleich von virtuellem Training zu fact-to-face Training?

James Es gibt wahrscheinlich zwei Dinge, über die man nachdenken sollte. Eines ist der Inhalt, den man vorträgt und das andere ist der Kontext. Mit Kontext meine ich alles, was den Inhalt umgibt. Wie die Dinge gemacht werden, wer mit wem interagiert und wie sie interagieren – das Gros der Kommunikation. Was den Inhalt betrifft, so sind das behandelte Thema und die geteilten Informationen auf virtueller und persönlicher Ebene gut zu vergleichen. Tatsächlich sind die virtuellen Plattformen, die wir bei Target Training einsetzen, maßgeschneidert für die Bereitstellung vieler Inhalte auf interessante Weise. Es ist sehr einfach, Videos, Aufnahmen, Whiteboards usw. hinzuzufügen. Wenn wir zum Beispiel Inhalte haben, die auf einem Slide vorbereitet und den Leuten zur Verfügung gestellt werden, können sie diese kommentieren, Fragen stellen usw. Das ist auf einer virtuellen Plattform wirklich sehr einfach..

Was meistens schwieriger ist, ist alles, was damit zu tun hat, im selben Raum wie jemand anderes zu sein: Gesichtsausdruck ändern, Körpersprache ändern. Wir sehen oder bekommen das oft nicht in einer virtuellen Umgebung mit, selbst mit den marktführenden Systemen. Die Herausforderung als Trainer besteht darin, einen großen Teil der Informationen zu verlieren, die wir von den Teilnehmern eines klassischen Präsenztrainings erhalten würden. Das ist eine harte Nuss. Als Trainer im Präsenztraining habe ich ein Gefühl dafür, wie es läuft, weil ich im Raum bin. Es ist viel schwieriger, ein Gefühl dafür zu haben, wie es läuft, wenn man sich in einer virtuellen Umgebung befindet. Und du brauchst dieses “Gefühl”, damit du dich anpassen und den Teilnehmern die bestmögliche Lernerfahrung bieten kannst..

Welche Workaround-Strategien gibt es dafür?

James Es gibt Workaround-Strategien und durch externe und interne Schulungen und On-the-job-Erfahrungen nutzen unsere Trainer diese. Eine Strategie ist, dass man viele offene und geschlossene “Check-Fragen” stellen muss. Fragen wie “Bist du bei mir”, “Ist das klar?”, “Was sind also die Kernpunkte, die du daraus ableitest”, “Was sind deine bisherigen Fragen?” Erfahrene virtuelle Trainer werden diese Art von Fragen alle 2 bis 3 Minuten stellen.  Im Wesentlichen hat ein Trainer ein Zeitlimit von 2 bis 3 Minuten für seinen Input, bevor er eine Check-Frage stellen sollte. Die Check-Fragen sollten sowohl offen für die Gruppe als auch für eine Einzelperson bestimmt sein.

Welche Schulungsthemen eignen sich am besten für die virtuelle Vortragsweise und welche nicht?

James Die Themen, die sich am besten für die virtuelle Vortragsweise eignen, sind diejenigen, die stärker auf Inhalte ausgerichtet sind – zum Beispiel klassische Präsentationsfähigkeiten oder virtuell ausgeführte Präsentationen.  Diese Art von Trainingslösungen konzentrieren sich auf Input, Tipps, Do’s und Don’ts, Best Practice Sharing und dann Praxis – Feedback – Praxis – Feedback etc..

Another theme that works very well for us when delivered virtually is virtual team training, whether it be working in virtual teams or leading virtual teams. By their very nature, virtual teams are dispersed so the virtual delivery format fits naturally. Plus, you are training them using the tools they need to master themselves. And of course, another benefit is if the training is for a specific virtual team the shared training experience strengthens the team itself.

Ein weiteres Thema, das für uns virtuell sehr gut funktioniert, ist das virtuelle Teamtraining, sei es in virtuellen Teams oder bei der Leitung virtueller Teams. Virtuelle Teams sind naturgemäß so verteilt, dass das virtuelle Übertragungsformat auf natürliche Weise passt. Außerdem trainieren Sie sie mit den Werkzeugen, die sie später selbst beherrschen sollten. Und natürlich ist ein weiterer Vorteil: Das Training für ein bestimmtes virtuelles Team, stärkt die gemeinsame Trainingserfahrung des Teams.

Die Arten von Trainingslösungen, die virtuell eine größere Herausforderung darstellen, sind diejenigen, bei denen wir versuchen, uns selbst oder andere zu verändern. Themen wie Durchsetzungsfähigkeit oder effektiveres Arbeiten müssen sorgfältig durchdacht und entwickelt werden, wenn sie mehr als ein Informationsdepot sein sollen. Hier ist der Coaching-Aspekt weitaus wichtiger.

Schließlich, und vielleicht überraschenderweise, kann das Management- und Führungstraining wirklich gut funktionieren, wenn es virtuell durchgeführt wird. Unsere Lösung Hochleistung zu erzielen ist ein gutes Beispiel dafür. Das Geheimnis dabei ist, das kleine Lernen zu betonen, zusätzliche Ressourcen außerhalb der Sitzung bereitzustellen, z.B. umgedrehter Unterricht (flipped classroom) mit relevanten Videos und Artikeln, und auch Möglichkeiten für Einzelgespräche zu bieten.

5 Dinge, die Sie tun können, um virtuelles Training zu einem Erfolg zu machen.

E-Learning gibt es seit 1960 und auch der “virtuelle Besprechungsraum” ist keine neue Idee. Viele Unternehmen haben bereits Erfahrung mit dem Lernen über Online-Plattformen oder mobiles Lernen und verfügen bereits über eine Art Werkzeug, um sich zu treffen und virtuell zusammenzuarbeiten. Der Sprung vom virtuellen Meeting zum virtuellen Training scheint einfach zu sein – und das ist es, wenn man sorgfältig darüber nachdenkt, was nötig ist, um das virtuelle Training erfolgreich zu machen. Hier sind ein paar Dinge, die wir in 7 Jahren virtueller Trainingseinheiten gelernt haben.

Arbeiten Sie mit einem Trainer zusammen, der in der Lage ist, in einer virtuellen Umgebung zu gestalten, zu implementieren und sicher zu debriefen.

Kunden kommen mit ihrer Erfahrung aus dem Präsenztraining zu uns. Sie wissen, was sie in einem eintägigen Seminar erreichen können und wollen diese Erfahrung in eine virtuelle Trainingsumgebung übertragen. Allerdings ist nicht alles direkt übertragbar. In einer persönlichen Sitzung beobachtet, reagiert und passt sich ein Trainer spontan an. Sie überwachen ständig, was funktioniert und was nicht, was die Leute verstehen und was nicht etc. In gewisser Weise “spürt” der Trainer, wie das Training abläuft. Mit der virtuellen Bereitstellung haben Trainer weniger Möglichkeiten, dies zu tun.  Eine häufige Antwort für den Trainer ist, sich viel mehr auf den Inhalt zu konzentrieren als auf die Trainingsdynamik. Dies kann das Training in eine Vorlesung verwandeln.

Virtuelles Training erfordert Trainer mit neuen Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen. Sie benötigen einen erfahrenen Trainer, der in der Lage ist, in einer virtuellen Umgebung zu gestalten, zu implementieren und sicher zu debriefen.

Zeit für Interaktionen schaffen

Wie bereits oben erwähnt, ist es in einem Präsenzseminar einfach und natürlich, dass Interaktionen stattfinden – entweder mit dem Trainer oder zwischen den Teilnehmern.  Wenn Sie ein Training virtuell durchführen, wird dies viel schwieriger. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Interaktion leicht erfolgen wird. Für Gruppen ist es viel schwieriger, sich tatsächlich zu treffen und in einer virtuellen Umgebung ein Gefühl füreinander zu bekommen. Ein erfahrener und qualifizierter Trainer findet Abhilfe: Interaktionen werden geplant, Aktivitäten werden sorgfältig entworfen und mehr Zeit für Gruppen- und Paaraktivitäten aufgewendet.

Die Trainingsgruppen klein halten

Der Schwierigkeitsgrad der Aktivierung und Förderung von Interaktion bedeutet, dass kleinere Gruppen (nicht größere Gruppen) in einer virtuellen Umgebung ein Muss sind. Unsere Erfahrung ist, wenn Sie über den Wissenstransfer hinausgehen wollen, um Fähigkeiten aufzubauen und Verhaltensweisen zu ändern, ist eine Gruppe von 6 Personen ideal. Je mehr Teilnehmer Sie über 6 hinaus haben, desto schwieriger wird die Interaktion, und desto wahrscheinlicher ist es, dass jemand mental abschaltet und/oder mit Multi-Tasking beginnt – und desto mehr Zeit benötigt der Trainer, um die technische Umgebung zu überwachen und zu kontrollieren und sich nicht auf die Personen selbst zu konzentrieren.

Für Gruppen über 8 Personen sollten Sie einen fähigen und erfahrenen “Producer” beauftragen. Ein Producer unterstützt den Trainer bei der Verwaltung der virtuellen Umgebung, der Überwachung von Interaktionen, der Einrichtung von Breakout-Räumen und der Aufrechterhaltung von Geschwindigkeit, Fluss und Interaktion usw.  Ein erfahrener technischer Producer kann es dem Trainer leicht ermöglichen, mit mehr als 12 Teilnehmern zu arbeiten.

Halten Sie mehrere Sitzungen von max. 2,5 Stunden statt einer langen Sitzung

Ein ganztägiges Präsenzseminar lässt sich nicht in ein ganztägiges virtuelles Seminar übersetzen. In einer virtuellen Umgebung können sich die Menschen nicht so lange konzentrieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass 2 – 2 ½ Stunden die maximale Dauer für eine einzelne Sitzung ist. Das bedeutet, dass Sie über drei zweistündige virtuelle Sitzungen nachdenken sollten, die einem Tag Präsenztraining entsprechen. Sie können eine ähnliche Menge an Training in der gleichen Zeit abdecken, aber wenn Sie das Training virtuell durchführen, müssen Sie den Ansatz neu gestalten, aufteilen und aufschlüsseln.

Planen Sie sorgfältig, wenn Sie mit mehreren Zeitzonen arbeiten

Ein Vorteil des virtuellen Trainings ist, dass jeder überall teilnehmen kann. Wir empfehlen Ihnen, sich davon nicht mitreißen zu lassen. Es kann Sie Geld sparen, aber Sie verlieren die volle Wirksamkeit des Trainings. Nach unserer Erfahrung ist es eine große Herausforderung für die Teilnehmer und den Trainer, wenn einige um sechs Uhr morgens, einige während der Mittagspause und einige um sechs Uhr abends dabei sind. Die Achtung der Konzentrationsspanne und des Umfelds der Menschen wird sich am Ende auszahlen.

 


Für weitere Informationen

Wenn Sie neu in der virtuellen Vortragsweise sind, Ihr virtuelles Vortragen hochfahren möchten oder daran interessiert sind, Ihr virtuelles Training interaktiver und wertvoller zu gestalten, dann finden Sie einen erfahrenen Partner oder einen Berater. Wir könnten die Richtigen für Sie sein, wer weiß. Wenn Sie daran denken, mit einem virtuellen Training zu beginnen, dann Fragen Sie Angebot an. Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie erreichen wollen, und bitten Sie die Anbieter, Ihnen mitzuteilen, was Sie benötigen, damit es funktioniert.

3 Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie sich in einer Konfliktsituation befinden.

Es ist Montagmorgen 11 Uhr und du bist auf halbem Weg durch dein wöchentliches Team-Meeting…. und du bist gefangen. Zwei deiner wichtigsten Teamleiter haben gerade begonnen, sich über die gleichen alten Probleme zu streiten. Immer und immer wieder. Du wirst gereizt! Was machst du jetzt? Was sind deine persönlichen Konflikteskalations- oder De-eskalationsmuster? Explodierst du? z.B. “Könnt ihr beide verdammt nochmal endlich die Klappe halten!!!!!!!!!“.  Das ist eine, wenn auch nicht sehr konstruktive Art, damit umzugehen. Würdest du Friedensstifter spielen, z.B. “Wir sind alle im selben Boot und sollten uns gegenseitig unterstützen, oder nicht?” So attraktiv es auch klingt, dieser Ansatz wird den Konflikt tatsächlich eskalieren, indem er versucht, ihn zu verbergen. Oder schiebst du es einfach weg, z.B. “Kümmert Euch draußen darum, nachdem wir fertig sind, ich werde das hier drin nicht tolerieren“. Das ist auch keine “Lösung”, denn sie wird zurückkommen und dich wie einen Bumerang treffen… wahrscheinlich in deinen Rücken. Du bist Teil des Konflikts, ob es dir gefällt oder nicht, und das bedeutet, dass du Teil der Lösung sein musst. Hier sind 3 grundlegende Fragen, die du dir stellen musst…

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Was ist eigentlich genau in diesem Moment los?

Wenn du dich in einer Konfliktsituation befindest, ist es wichtig, dich zu fragen, was tatsächlich passiert? Was ist das “Phänomen”? Die Suche nach dem Phänomen ist enorm wichtig und nicht immer leicht zu finden. Was genau passiert in diesem Moment?

  • Hat es mit mir zu tun, mit meinen Handlungen?
  • Hat das etwas mit den Haushaltsberatungen zu tun, die wir führen?
  • Hat es etwas mit alter Vendetta oder einem Machtkampf zwischen den beiden zu tun?

Das bringt uns zur zweiten Frage…

Wie fühlst du dich in diesem Moment?

Diese Frage klingt einfach genug, kann aber unerwartet schwer zu beantworten sein, wenn wir uns im Konflikt selbst befinden.  Arbeite daran, die Emotionen der Oberfläche zu überwinden und gehe tiefer. Wie fühlst du dich WIRKLICH über das, was passiert? Die Beantwortung dieser 2 Fragen allein erhöht die Chancen, Teil der Lösung zu sein, erheblich. Sie werden dir helfen, den Konflikt konstruktiv zu lösen (die Situation zu de-eskalieren), indem sie dich zwingen, den reflektierenden Teil deines Gehirns (den präfrontalen Kortex) zu benutzen.

So sehr mein Ego auch gerne sagen würde, dass der reflektierende Gehirnteil immer dominant ist, ER IST ES NICHT. Für niemanden von uns. Es ist der neueste Teil des Gehirns, und der am wenigsten dominante. Normalerweise gibt es einen “Highway” von Verbindungen zwischen den drei Gehirnteilen/Schichten, aber in dem Moment, in dem wir uns im Konflikt befinden, verengt sich dieser “Highway” auf eine Einbahnspur, was unsere Konfliktbearbeitungsfähigkeiten ernsthaft beeinträchtigt.

Um nun auf unsere Situation zurückzukommen, die Besprechungssituation mit den Teamleitern: Du stehst jetzt da, und hast den primitiven Teil des Gehirns beruhigt und darüber reflektiert. Es ist an der Zeit, die dritte Frage zu stellen.

Was willst du tun?

Nehmen wir an, du weißt, dass es eigentlich darum geht, dass ein Teamleiter durch einen Mangel an Ressourcen frustriert ist. Er ist enttäuscht von der Situation (und nicht wütend, auch wenn es so aussehen mag). Denke daran, dass seine Wahrnehmung für ihn WIRKLICH ist. Er glaubt, dass die andere Abteilung über alle Ressourcen und die gesamte Anerkennung verfügt. Er hat eine Geschichte in seinem Kopf konstruiert und ist nun in Emotionen gefangen, die nicht unbedingt mit der Situation zusammenhängen.

OK, also was willst du dagegen tun? Das ist die dritte Frage. Die dritte Option. Eine Möglichkeit, zu entscheiden, was zu tun ist, wäre, sich auf die “Wahl der Konfliktstrategie” zu konzentrieren (problem-solving, forcing, avoiding, accommodation). Eine andere könnte die Frage sein, welche “Verhandlungsstrategie” du verwenden wirst?

Die 3 Fragen helfen dir und deinem Gehirn, sein volles Potenzial auszuschöpfen

Durch die Lösung der ersten beiden Fragen wird die Wahl für die dritte Frage, die rationalere sein, egal was du tun willst. Was auch immer du tust, denk daran, dass, wenn du diese beiden Individuen erreichen willst, mit welcher Botschaft auch immer, du den Teilen ihres Gehirns helfen musst, wieder zu kommunizieren (ihren “Highway” wieder zu öffnen). Du musst in kurzen Sätzen sprechen und ihnen helfen zu sehen, was tatsächlich vor sich geht (F1) und wie sie sich im Moment wirklich fühlen (F2). Wie auch immer du dich der Lösung des Konflikts näherst, du kannst jetzt klarer sehen und aktiv entscheiden, hast den Konflikt schnell analysiert und die Kontrolle über deinen Geist bewahrt.

Vielleicht siehst du jetzt einen Bedarf für die laufende Diskussion. Vielleicht ist es mit der Unternehmensstrategie verbunden und dieser Konflikt daher wertvoll. Du könntest dich dafür entscheiden, dem Mitarbeiter die Anerkennung zu geben, nach der er sich sehnt (“Ich bin mir bewusst, dass deine Abteilung sehr unter Druck stand. Ich bin mir auch bewusst, dass dies nichts mit der anderen Abteilung zu tun hat. Lass’ uns eine separate Besprechung abhalten und darüber reden”).

AUFRICHTIG angegangen, hast du das Problem für den Moment gelöst. Du musst, wie versprochen, darauf zurückkommen und es ansprechen, aber zumindest können dich die Manager jetzt hören und an dem bevorstehenden Meeting teilnehmen.

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Target Training bietet seit 15 Jahren eine Reihe von konfliktbezogenen Trainingslösungen an. Dazu gehören “Umgang mit kritischen Konfliktsituationen” und “Konfliktmanagement in virtuellen Teams“. Wir bieten auch Einzel- und Teamcoaching-Lösungen an.

 


Über den Autor

Preben ist ein professioneller Mediator und Konfliktmanager. Sein Schwerpunkt liegt auf menschlichen Interaktionen, wie Management und Führung, interkulturelle Beziehungen und zwischenmenschliche Kommunikation. Bis vor kurzem war er ein willkommener Teil von Target Training und arbeitet heute für eine große europäische Institution. In seinem Privatleben liebt er Karate, Wandern und Klettern.

Konflikte lösen – die 3 Fragen in die Praxis umsetzen

Konflikt ist ein unvermeidlicher Teil jeder Beziehung. In einem kürzlich veröffentlichten Beitrag habe ich 3 Fragen geteilt, die man sich in einer Konfliktsituation stellen sollte. Ich weiß, dass das Leben nicht so linear ist wie ein Blogbeitrag und “3 Fragen” allzu einfach erscheinen können.  Also, möchte ich Ihnen anhand eines persönlichen Beispiels in diesem Beitrag mitteilen, wie die Fragen in der realen Welt aussehen.

The big (free) eBook of negotiations language

Der Hintergrund & die Situation

Ich arbeite als Konfliktmediator für eine große EU-Institution und wurde kürzlich gebeten, in ein afrikanisches Land zu reisen. Ich wurde gebeten, zwischen einer Regierungsstelle auf der einen Seite und einer großen Gruppe von Einzelpersonen aus einer sehr armen Gemeinschaft auf der anderen Seite zu vermitteln. Ich war den ganzen Weg aus Luxemburg gereist und als ich ankam, habe ich ein Treffen mit allen Einzelpersonen dieser lokalen Gemeinschaft vereinbart. Ich wollte herausfinden, was vor sich ging, worum es bei dem Konflikt ging und viel mehr über die Geschichte hinter diesem Konflikt, die Interessen der Menschen usw. erfahren. Mit anderen Worten, ich wollte das F1 herausfinden. Was war eigentlich genau in diesem Moment los?

Es war Dienstagmorgen, ich war weit gereist und ziemlich müde.  Ich war es nicht gerade gewohnt, in einem solchen Gebiet zu leben oder gar zu sein – Slums wäre das Wort, das viele Menschen aus dem Westen benutzen würden – Polizei- und Armeekontrollpunkte mit Maschinengewehren, die in meine Richtung zeigen, in einem heißen Taxi sitzen und Bestechungsgelder aushändigen. Zusammen machten mich all diese Dinge nervös. Ich war definitiv auf unbekanntem Terrain und etwas angespannt…. und es war NIEMAND beim Meeting. Nun gut, es waren zwei Leute da, aber ich hatte hundert plus erwartet! Meine Gedanken waren: “Kommt schon, Ihr wart diejenigen, die diesen GROSSEN Konflikt von mir und meiner Organisation gelöst haben wolltet. Ihr sagtet, Ihr wünscht Euch eine Lösung, also sind wir gekommen, und jetzt seid Ihr nicht einmal hier! Wenn diese Lethargie typisch für diese Gemeinschaft ist, konnte ich ja kaum überrascht sein von dem destruktiven Verhalten der lokalen Behörden!

Ich fing an, mich zu ärgern, wütend zu werden, und ich konnte spüren, wie der Frust wuchs. Also atmete ich bewusst tief durch, versuchte, meinen Kopf frei zu bekommen und stellte mir zwei Fragen – F1 Was war los? und F2 Wie fühlte ich mich?

Sich selbst zu verstehen ist die Grundlage für die Lösung von Konflikten

Das erste, was mir in den Sinn kam, war: “Wenn ich nach Europa zurückkehre und wir überhaupt keine Fortschritte gemacht haben, um zu versuchen, diesen Konflikt zu lösen, wird mein Ruf und möglicherweise meine Karriere in Gefahr sein.”  Mit anderen Worten, ich erlebte Angst. Die zweite Sache, die mir durch den Kopf ging, ist: “Ich bin ziemlich wütend. Ich habe Zeit damit verbracht, hierher zu kommen, und Ihr seid nicht einmal hier! Was für ein Respekt oder Mangel an Respekt ist das?

Ich dachte, dass ich die erste und zweite Frage beantwortet hatte, wusste aber, dass etwas fehlte. Was habe ich wirklich davon gehalten? Nun, in diesem Moment hatte ich Angst um meine persönliche Karriere UND ich dachte, ich wäre wütend, weil ich das Gefühl hatte, dass die Einheimischen mich und meine Bemühungen nicht respektierten. Ich stellte mir die Frage noch einmal und versuchte,  genauer in mich hinein zuhören. Wütend war, wie ich mich verhielt, aber als ich die Dinge mehr durchdachte, wurde mir klar, dass die eigentliche Emotion für mich in dieser Situation eher wie eine Enttäuschung war. Ich wollte helfen und hatte mehr erwartet.

ABER, haben mir die obigen Überlegungen und Emotionen wirklich ein Bild davon vermittelt, worum es in diesem kleinen “Meeting-Konflikt” ging? Nein, hat es nicht!

Die Bedeutung von Kultur in Konflikten

Ich schaute mir noch einmal an, was vor sich ging…. Eine Sitzung wurde einberufen. Die Leute kamen zu spät, aber andererseits ist es Afrika! Sie liefen nach “afrikanischer Zeit” und ich nach “europäischer Zeit”.  Es war also weder persönlich noch ein Zeichen oder eine Ablehnung der Mediation. Wir kamen nur aus zwei verschiedenen Kulturen, mit unterschiedlichen Erwartungen an Zeit und Pünktlichkeit. Was das Risiko meiner Karriere betrifft: Nun, das ist ein systemisches Risiko. Es ist immer da, aber hat nichts mit dem vorliegenden Pünktlichkeitskonflikt zu tun. Ich hatte 2 von 100 Leuten für ein Meeting da. Das war ein Konflikt, denn zwei von 100 waren nicht in der Lage, mir ein brauchbares und vollständiges Bild des Konflikts zu vermitteln, noch konnten sie als Vertreter der lokalen Gemeinschaft angesehen werden, die für die Wirksamkeit der Mediation erforderlich war. Dieser Konflikt war jedoch keineswegs mit einem systemischen Risiko zu Hause verbunden. Was das mögliche Verhalten der lokalen Behörden betrifft, so stand das auch nicht im Zusammenhang mit dem Konflikt, der gerade jetzt stattfindet. Das war die Norm.

Mein Gehirn begann wieder zu funktionieren …

Managen Sie Ihre 3 Gehirne, damit sie zusammenarbeiten

Einfach ausgedrückt, ist unser Gehirn in drei Teile geteilt, den Neokortex (der reflektierende und analytische Teil und auch der neueste Teil), das Limbische System (der emotionale Teil, der durch unsere Emotionen erfahren wird) und den Hirnstamm (manchmal auch der Reptilienteil genannt, der den Kampf- oder Fluchtinstinkt steuert). Indem ich mich zwinge, mir die beiden Fragen zu stellen und sie mir erneut zu stellen (Was geht eigentlich vor sich, genau in diesem Moment?, und wie fühlst du dich in diesem Moment?), hatte ich mich selbst “de-eskaliert”. Ich hatte meinem sich abmühenden Gehirn geholfen, als Ganzes zu arbeiten und nicht in den unteren Gehirnteilen stecken zu bleiben. Ich konnte mich beruhigen, damit ich mich effektiv in das Meeting einbringen konnte… als es endlich begann.

Übrigens sind die Leute tatsächlich aufgetaucht. Nach eineinhalb Stunden!

Nun stellte sich noch die letzte Frage… Wie sollte ich den Konflikt lösen?

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Target Training bietet seit 15 Jahren eine Reihe von konfliktbezogenen Trainingslösungen an. Dazu gehören “Umgang mit kritischen Konfliktsituationen” und “Konfliktmanagement in virtuellen Teams“. Wir bieten auch Einzel- und Teamcoaching-Lösungen an.


Über den Autor

Preben ist ein professioneller Mediator und Konfliktmanager. Sein Schwerpunkt liegt auf menschlichen Interaktionen, wie Management und Führung, interkulturelle Beziehungen und zwischenmenschliche Kommunikation. Bis vor kurzem war er ein willkommener Teil von Target Training und arbeitet heute für eine große europäische Institution. In seinem Privatleben liebt er Karate, Wandern und Klettern.

Virtuelle Meetings: Dos and Don’ts

Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Meetings produktiv sind

Virtuelle Meetings können manchmal knifflig sein. Sind sie eher wie ein Telefonat oder ein persönliches Treffen? Nun, sie sind eine Kombination aus beidem und sollten unterschiedlich behandelt werden. Hier sind einige schnelle und einfache “Dos and Don’ts” für virtuelle Meetings.

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Virtuelle Meetings: “Dos”

  • Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten, die für die Erreichung der Ziele von wesentlicher Bedeutung sind, anwesend sind – ansonsten vereinbaren Sie einen neuen Termin.
  • Seien Sie flexibel mit der Besprechungszeit damit Mitarbeiter in anderen Zeitzonen ebenfalls teilnehmen können.
  • Erstellen Sie eine Agenda, die die Ziele des Meetings beschreibt.
  • Stellen Sie sicher, dass die Besprechungspunkte/Prioritäten/Zeiten mit den Besprechungszielen übereinstimmen.
  • Sagen Sie ein regelmäßig stattfindendes Meeting ab, wenn Sie der Meinung sind, dass die Zeit besser anderweitig genutzt werden könnte.
  • Senden Sie mindestens drei Tage vor dem Meeting eine Erinnerung mit der Tagesordnung, den benötigten Materialien und Informationen über die zu verwendende Technologie.
  • Stellen Sie sicher, dass alle am Meeting teilnehmen und mitwirken
  • Eliminieren Sie Ablenkungen: Schalten Sie alle Smartphones aus und vermeiden Sie E-Mails und Instant Messaging während des Meetings.
  • Machen Sie Nebengespräche über ein Thema zur offiziellen Funktion des Treffens.
  • Entscheidungen und weitere Schritte dokumentieren

Virtuelle Meetings “Don’ts”

  • Halten Sie keine Besprechung ab, wenn Sie die Frage “Was ist der Zweck und das erwartete Ergebnis?” nicht eindeutig beantworten können.
  • Treffen nicht zur “Gewohnheit” werden lassen
  • Versuchen Sie nicht, mehr als fünf spezifische Punkte pro Sitzung abzudecken.
  • Lassen Sie weder Nebensächlichkeiten, “Experten” oder Muttersprachler das Meeting dominieren.
  • Halten Sie keine Sitzung, wenn die für die Ziele der Sitzung wesentlichen Interessengruppen nicht teilnehmen können.
  • Nehmen Sie nicht an, dass die Teammitglieder sich über ihre Rolle und die Ziele des Meetings im Klaren sind.
  • Halten Sie keine kontinuierlichen “Marathon”-Sitzungen ohne Brainstorming oder Pausen in kleinen Gruppen
  • Behandeln Sie kritische Themen nicht zu Beginn des Meetings
  • Lassen Sie die Besprechung nicht aus dem Ruder laufen, indem Sie die Details einer Aktion besprechen, die für die Ziele der Besprechung nicht relevant sind.
  • Fangen Sie nicht später an

Mehr Tipps zu virtuellen Teams?

Diese Dos and Don’ts sind nur eine kleine Auswahl der Tipps in unserem neuesten Ebook: The ultimate book of Virtual Teams checklists. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie herunterladen, wenn Sie daran interessiert sind, die Wirkung Ihres virtuellen Teams zu maximieren. Viel Spaß beim Lesen und…. lassen Sie uns wissen, was für Ihr virtuelles Team funktioniert!!

Elvis, Statistiken und virtuelle Teams

Zum Zeitpunkt von Elvis’ Tod gab es schätzungsweise 170 Elvis-Imitatoren in der Welt. Heute gibt es mindestens 85.000 Elvis auf der ganzen Welt. Bei dieser Wachstumsrate wird “statistisch gesehen” jeder Dritte der Weltbevölkerung bis 2019 ein Elvis-Imitator sein.

Ich teile dies aus zwei Gründen. Erstens bin ich immer misstrauisch, wie man mit Hilfe von Statistiken eine Aussage machen kann – in diesem Fall eine absurde, wenn auch humorvolle. Zweitens können uns Statistiken helfen zu verstehen, was um uns herum geschieht. Es gibt viel mehr Elvis-Imitatoren auf der Welt als früher, und die Zahl steigt weiter an.

Virtuelle Teamstatistiken

“”Was hat das mit virtuellen Teams zu tun?”, höre ich Sie sagen. Verbringen Sie 10 Minuten im Internet, und Sie können zahlreiche Statistiken über virtuelle Teams finden. Hier ist eine Auswahl…

  • 66% der multinationalen Unternehmen nutzen in großem Umfang virtuelle Teams, d.h. Projektteams, Managementteams, Serviceteams
  • 7 von 10 Managern glauben, dass sich virtuelle Teams in Zukunft immer mehr durchsetzen werden.
  • Zwischen 49% und 52% sind der Meinung, dass Zeitunterschiede den Erfolg des Teams beeinflussen – wobei die Standardlösung darin besteht, dass die Mitarbeiter viel länger arbeiten, um ihre Verfügbarkeit für Teambesprechungen sicherzustellen.
  • 15%-28% der Teammitglieder sind der Meinung, dass ein Mangel an Bewusstsein über die Arbeitsbelastung anderer Teammitglieder ein wiederkehrendes Problem ist. Virtuelle Teamleiter empfinden das Problem als größer.
  • Irgendwo zwischen 51% – 79% der virtuellen Teammitglieder glauben, dass der Mangel an persönlichen Beziehungen innerhalb des Teams Probleme verursacht
  • Ineffektive Führungsstile wirken sich negativ auf die Leistung eines virtuellen Teams aus (25 % bis 71 %).
  • 55% bis 73% der virtuellen Teamleiter glauben, dass die Entscheidungsfindung zu langsam ist.
  • 71% der Teams sind der Meinung, dass es an aktiver Teilnahme unter den Teammitgliedern mangelt.
  • Zwischen 10% und 47% der internationalen virtuellen Teams sind der Meinung, dass unzureichende Englischkenntnisse die Ergebnisse des Teams negativ beeinflussen.
  • Unterschiede in den kulturellen Normen stellen auch Herausforderungen an die Kommunikation, Entscheidungsfindung und den Aufbau von Beziehungen innerhalb des virtuellen Teams dar (26 % -49 %).
  • 81% sind der Meinung, dass schlechte Kommunikation und unangemessener Informationsaustausch (zu viel oder zu wenig) zwischen den Teammitgliedern den Erfolg des Teams beeinflussen.
  • Nicht zu wissen, wie man die vorhandene Technologie effektiv nutzt, ist ein Problem für mindestens 1 von 5 virtuellen Teams.
  • Nur 16% der Teams haben ein Training zur Arbeit in virtuellen Teams absolviert.

Was hat das zu bedeuten?

Zurück zu den beiden oben genannten Gründen – ja, wir verwenden Statistiken, um einen Punkt über virtuelle Teams zu machen. Wir sind ein Ausbildungsbetrieb, und ja, wir möchten, dass Sie in das Training investieren. Die obigen Statistiken helfen uns jedoch zu sehen, was passiert. So wie es heute weit mehr Elvis-Imitatoren gibt als 1977, ist es klar, dass virtuelle Teams da sind, um zu bleiben, dass die Herausforderungen bekannt sind und dass wir anfangen müssen, diese Barrieren anzugehen und zu überwinden, wenn wir wirklich effektiv arbeiten wollen.

Natürlich kann kein Trainingsprogramm das Problem des zeitzonenübergreifenden Arbeitens lösen, aber praktisches Training spielt bei vielen anderen Herausforderungen, mit denen virtuelle Teams konfrontiert sind, eine Rolle. Ein aufgabenspezifisches Business-Englisch-Training kann die durch Sprachbarrieren verursachten Grundprobleme verringern, und wenn Sie ein interkulturelles Element in Ihr Training integrieren, können Sie das Bewusstsein für die Auswirkungen der Kultur auf Geschäftsbeziehungen und Kommunikation schärfen. Soft Skills Training kann virtuelle Teamleiter viel entspannter und effektiver machen, wenn sie Teams führen. Dies wiederum wird Herausforderungen wie langsame Entscheidungsfindung, Umgang mit Konflikten und aktive Teambeteiligung ansprechen. Und was die Technologie betrifft: sie ist nicht so anspruchsvoll. Es geht vielmehr darum, Ihre Werkzeuge effektiv einzusetzen und Ihre Kommunikation und Teamdynamik entsprechend anzupassen.

Eine Vorab-Investition in Trainingseinheiten kann und wird Ihren virtuellen Teams langfristig greifbare Vorteile bringen. Aber jetzt genug davon: Strassanzug und Perücke anziehen und los singen.

 

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THE ULTIMATE BOOK OF VIRTUAL TEAMS CHECKLISTSVTchecklists

CHECKLIST – ARE YOU AN EFFECTIVE VIRTUAL TEAM MEMBER?

Buchbesprechung: 5 tolle Bücher zur Leistungssteigerung Ihrer virtuellen Teams

Wie wir von vielen unserer Teilnehmer in unseren virtuellen Teamseminaren gehört haben, sind die Herausforderungen von virtuellen Teams ähnlich wie die von Face-to-Face-Teams, nur  nochmal vergrößert. Hinzu kommen neue Herausforderungen, wie z.B. die Auswirkungen des fehlenden sozialen Kontakts, der die Teams zusammenhält, oder die Anpassung der richtigen Technologie an die richtige Aufgabe. Die unten aufgeführten Quellen helfen uns weiterhin, uns auf praktische Lösungen für die realen Probleme und Möglichkeiten virtueller Teams zu konzentrieren. Wir hoffen, dass sie Ihnen auch in einer virtuellen Umgebung zum Erfolg verhelfen.

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Virtual Team Success

von Darleen Derosa & Richard Lepsinger

Dieses forschungsbasierte Buch ist eine Zusammenstellung von praktischen Ansätzen für virtuelles Teaming. Das Buch enthält eine Reihe hilfreicher Checklisten und Best Practices, die als Leitfaden für virtuelle Teamleiter und Teilnehmer dienen können. Der Verhaltensfokus von Virtual Team Success wird Ihnen helfen, Probleme zu überwinden, bevor sie auftreten, und zwar mit einer sachlichen Beratung, die auf echtem Erfolg basiert. Wenn Sie die Investition von Zeit, Energie und Ressourcen zur Verbesserung Ihrer virtuellen Teams rechtfertigen müssen, hilft Ihnen dieses Buch dabei. Die Prozesse zur Lösung gemeinsamer Probleme in virtuellen Teams sind ein Highlight.

Mastering Virtual Teams: Strategies Tools and Techniques that Succeed

von Deborah Duarte & Nancy Snyder

Die Autoren von Mastering Virtual Teams haben Best Practices, Tools und Techniken aus der Teamtheorie und dem Informations- und Wissensmanagement auf die Herausforderungen virtueller Teams angewandt. Sie haben die Informationen in drei leicht verständliche Bereiche gegliedert: Virtuelle Teams verstehen, erstellen und beherrschen. Ihre große praktische Erfahrung als Professoren, Berater und Wirtschaftsführer prägen den “how to”-Ansatz des Buches. Das Buch bietet ein Toolkit für Teilnehmer, Führungskräfte und Manager virtueller Teams. Praktische Werkzeuge, Übungen, Einsichten und Beispiele aus der Praxis helfen Ihnen, die Dynamik der virtuellen Teambeteiligung mit Richtlinien, Strategien und Best Practices für interkulturelles und funktionsübergreifendes Arbeiten zu meistern. Statt einfach nur “Vertrauen aufbauen” zu sagen, geben uns die Autoren beispielsweise drei allgemeine Richtlinien für den Aufbau von Vertrauen in einer virtuellen Umgebung an. Kein Wunder, dass diese Faktoren auch in zusammengesetzten Teams funktionieren. Sie haben eine CD-Rom mit der dritten Ausgabe beigefügt – eine einfache Möglichkeit, die Checklisten und hilfreichen Dokumente aus dem Buch auszudrucken.

Where in the World is My Team: Making a Success of Your Virtual Global Workplace

von Terrence Brake

Where in the World is My Team: Making a Success of Your Virtual Global Workplace folgt den Heldentaten von Will Williams, der seinen Weg in einen virtuellen Arbeitsplatz und das Leben eines jungen Berufstätigen in London geht. Als Erzählung, die die Best Practices virtueller Organisationen und Teams verwebt, hilft das Buch dem Leser, Schritt für Schritte, Seite für Seite mitzugehen und Where in the World is My Team: Making a Success of Your Virtual Global Workplace nicht nur als Ressourcendokument zu verwenden. Das Buch ist weit mehr als nur ein unterhaltsamer Blick auf das digitale Leben. Der sehr detaillierte Anhang des Buches bietet recherchierte Unterstützung für die in der Geschichte hervorgehobenen virtuellen Strukturen und Werkzeuge. Die 6 C’s der globalen Zusammenarbeit von Brake bieten einen logischen Rahmen für die Bedürfnisse effektiver virtueller Teams.

Leading Virtual Teams

Harvard Business School Publishing

Leading Virtual Teams ist eine schnelle und einfache Anleitung für diejenigen, die nicht überzeugt werden müssen, ihre virtuellen Teams zu verbessern, sonder lediglich Tipps dafür brauchen. Das Buch behandelt die Grundlagen für diejenigen, die ihre ersten Erfahrungen mit führenden virtuellen Teams machen. Es gibt Hinweise auf verwandte Harvard Business Publikationen, eine Erwähnung des Harvard Erweiterungskurses zum Thema Managing Virtual Teams, der virtuell unterrichtet wird, und einen kurzen Test als Check-on-Learning.

The Big Book of Virtual Team Building Games

von Mary Scannell & Michael Abrams

The Big Book of Virtual Team Building Games füllt einen aktuellen Entwicklungsbedarf für viele virtuelle Teams mit Spielen, die den Aufbau von Beziehungen, die Lösung von Problemen und Teamfähigkeiten fördern. Die Spiele sind so konzipiert, dass sie mit verschiedenen virtuellen Teamplattformen gespielt werden können und sind geschickt nach Tuckmans Stadien der Teamentwicklung – forming, storming, norming, performing, sowie dem zusätzlichen Stadium transforming – angeordnet. Jedes Spiel wird ausführlich mit der ungefähren Zeit für die Fertigstellung beschrieben. Beachten Sie, dass Teams mit Mitgliedern, die eine Nicht-Muttersprache verwenden, etwas länger dauern können, als vorhergesagt.

 

Warum, statistisch gesehen, Ihre E-Mails nicht so klar sind, wie Sie glauben.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Blogs werden schätzungsweise 269 Milliarden Mails pro Tag verschickt. Sobald wir alle Spam-Mails (sagen wir 50%) entfernt haben, ist das immer noch eine Menge Kommunikation. Doch wie effektiv ist E-Mail als Kommunikationsmittel wirklich? Einfach ausgedrückt – es kommt darauf an. Wenn eine Mail gut geschrieben ist, zum Beispiel mit dem SUGAR-Ansatz, kann E-Mail ein effektiver Weg sein, um Informationen zu kommunizieren und Ideen auszutauschen. Allerdings, wo E-Mail beginnt zu straucheln ist, wenn sie Emotionen enthält oder vermittelt. Und wir sprechen hier nicht über GROSSE EMOTIONEN – die meisten von uns wissen, dass es keine gute Idee ist, E-Mails zu verschicken, wenn sie müde, verärgert, wütend usw. sind. E-Mail-Kommunikation hat allerdings auch Probleme, wenn wir versuchen, viel subtilere Emotionen zu vermitteln – Ironie, Sarkasmus, Zufriedenheit etc.

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Warum haben wir Probleme damit, Emotionen per E-Mail zu kommunizieren?

In unseren Gesprächen vermitteln wir Emotionen sowohl durch Worte als auch durch paralinguistische Hinweise (Körpersprache, Gesichtsbewegungen, Ausdrücke, Gesten, Ton, Intonation usw.). In der Tat wird es sogar komplizierter, da manchmal das Fehlen eines erwarteten paralinguistischen Stichwortes die Emotion oder einen gemeinsamen Kontext vermittelt, zum Beispiel beim Ausdrücken von Ironie oder Sarkasmus.

Wenn es um E-Mail geht, versuchen wir, Emotionen durch Wortwahl, Satzstrukturen und – ob man sie nun mag oder nicht – Visuals wie Emojis zu vermitteln (ja, sie sind mittlerweile auch im Geschäftsleben üblich).  Wissenschaftliche Untersuchungen zeigen jedoch, dass wir unsere Fähigkeiten beim Schreiben von E-Mails immer wieder überschätzen.

 

Warum das Schreiben einer E-Mail anders ist

Schriftliche Kommunikation ist nicht neu – aber die Allgegenwart und Verbreitung von E-Mail ist es!  Das Schreiben und Briefe verschicken bedeutete, dass wir in größerem Maße planten und überlegten, was wir schrieben und wie wir es schrieben. Niemand hat einen 3-zeiligen Brief geschrieben.  Heutzutage bedeutet die Geschwindigkeit und Bequemlichkeit von E-Mails, dass wir zu oft nur tippen und senden. Dies bringt eine ganze Reihe neuer Verhaltensweisen mit sich, und weil es so sehr Teil der modernen Kommunikation ist, nehmen wir uns keine Zeit, um zu beurteilen, wie wir die E-Mail verwenden oder unsere Schreibfähigkeiten zu schärfen.

Forschung zeigt: unsere Kommunikation per E-Mail ist nicht so gut, wie wir denken.

Es gibt viel Forschung von Sozialpsychologen darüber, wie wir per E-Mail kommunizieren. Eine interessante Studie zeigt, dass die Grenzen von E-Mail oft unterschätzt werden, wenn es darum geht, eine beabsichtigte Emotion zu kommunizieren – und dass wir beim Schreiben einer E-Mail immer wieder überschätzen, wie gut unser Leser verstehen, was wir sagen.

Veröffentlicht im Journal of Personality and Social Psychology, führten Kruger, Epley, Parker und Zhi-Wen Ng eine Reihe von Studien durch, in denen sie verglichen, wie gut ein E-Mail-Autor seine E-Mails gegenüber dem Leser bewertet hat.

  • In einer Studie erwarteten 97% der Autoren, dass die ernsten und halbsarkastischen Sätze in ihrer E-Mail korrekt entschlüsselt werden. Die Leser haben nur 84% erfolgreich entschlüsselt.
  • Eine andere Studie verglich das übersteigerte Selbstvertrauen bei der sprachlichen Kommunikation mit dem übersteigerten Selbstvertrauen bei der Kommunikation per E-Mail. Bei der Kommunikation mit der Stimme glaubten 77,9%, dass ihr Ton verstanden werden würde – während es in Wirklichkeit 73,1% waren. Eine spürbare Lücke ABER deutlich besser als die E-Mail-Ergebnisse, wo 78% glauben, dass ihr Ton verstanden würde, während es eigentlich nur 56% waren!
  • Aber es ist anders, wenn Sie einem Kollegen schreiben, der Sie gut kennt, oder? Möglicherweise nicht – eine dritte Studie betrachtete übersteigertes Selbstvertrauen, wenn sie mit Fremden oder mit Freunden kommunizierten. Überraschenderweise deuteten die Ergebnisse darauf hin, dass Vertrautheit nicht in Kommunikationsgenauigkeit übersetzt werden kann.
  • Und schließlich hat eine weitere Studie gezeigt, dass E-Mail-Autoren in ihrer Fähigkeit, in einer E-Mail lustig zu sein, sich stets selbst überschätzt haben!

Warum sind wir so überzeugt, dass unsere E-Mails leicht zu entschlüsseln sind?

Es ist einfach, den Lesern die Schuld zu geben. Vielleicht haben sie die Mail zu schnell gelesen, oder sie haben sie am Handy überflogen, als sie zu ihrem nächsten Meeting gingen. Vielleicht sind ihre Sprachkenntnisse nicht stark genug und sie müssen ihr Geschäftsenglisch verbessern. Oder – wagen wir es zu sagen – vielleicht sind sie einfach zu “blöd”, um unsere gut geschriebenen E-Mails zu verstehen!

Tatsächlich liegt es oft daran, dass wir egozentrisch sind. Studien wie Elizabeth Newtons “Tapping-Studie” – in der die Teilnehmer gebeten wurden, den Rhythmus eines bekannten Liedes, das sie hörten, zu klopfen  und dann abzuschätzen, ob ein anderer Zuhörer das Lied anhand ihres (überaus geschickten) Klopfens erraten würde (50% vs. 3%) – zeigen, wie leicht wir uns selbst davon überzeugen können, dass unsere Realität offensichtlich ist. Die Studien beleuchten auch, wie schwierig es ist, sich die Perspektive eines anderen vorzustellen (z.B. “Ich meinte es ganz klar ironisch – wie konnten sie das nicht verstehen?!)

Was können Sie also tun, damit Ihre Leser Ihre E-Mails richtig interpretieren können?

Hier sind drei Dinge, die Sie sich für die Zukunft merken können:

  • Bevor Sie auf Senden klicken, lesen Sie Ihre E-Mail mit Ihrem “Mehrdeutigkeits-Radar” erneut durch. Wenn etwas anders verstanden werden könnte, dann schreiben Sie es neu, erklären Sie es – oder löschen Sie es einfach.
  • Wenn die Mail eine emotionale Komponente hat, lassen Sie sie dreißig Minuten lang in Ruhe und lesen Sie sie dann erneut.
  • Wenn etwas ein Witz ist, benutzen Sie Emojis.

Und schließlich, wenn Sie nicht sicher sind, benutzen Sie das Telefon

 

Effektive E-Mail-Etikette für virtuelle Teams

E-Mail ist nach wie vor eines der häufigsten Kommunikationskanäle in virtuellen Teams – und das kann durchaus zu Spannungen führen.  Die proaktive Bewältigung potenzieller Probleme ist der Schlüssel zum erfolgreichen Start eines virtuellen Teams – deshalb diskutieren wir in unseren Präsenz- und Online-Seminaren mit virtuellen Teamleitern die Erwartungen.  Natürlich kommt dabei die Kommunikation ins Spiel und die Zeit, die für die Erstellung eines Kommunikationsplans aufgewendet wird, ist immer gut investiert. Wie Jochen, ein deutscher Projektleiter, sagte: “Es klingt so offensichtlich, dass wir nicht daran gedacht haben, es zu tun – und jetzt, wo wir es haben, kann ich schon sagen, dass wir einige echte Hindernisse gelöst haben”.

Erstellung eines Kommunikationsplans beim Start Ihres virtuellen Teams

Ein Kommunikationsplan beschreibt, welche Kommunikationsmittel Sie verwenden werden und wie Sie diese nutzen werden.  Zum Beispiel “wir benutzen Webex für Brainstorming und Problemlösung, wir benutzen Hipster zum Chatten und Teilen von Links und wir benutzen Email für….”

Bei der Erstellung des Plans geht es darum, Ansätze und Erwartungen zu diskutieren – und durch das Durchsprechen dieser Erwartungen können Sie verschiedene Einstellungen aufdecken und mit ihnen umgehen.  Ein Beispiel, auf das wir oft stoßen, wenn wir mit multikulturellen virtuellen Teams arbeiten, ist, dass ein Teammitglied erwartet, dass die Leute ein höfliches “Danke für die Nachricht” zurückschreiben, ein anderes kann dies jedoch als Zeitverschwendung – und sogar als lästig! – empfinden. Und weil E-Mail immer noch so allgegenwärtig ist, haben wir gesehen, dass die meisten Frustrationen von der Art und Weise herrühren, wie Menschen E-Mails nutzen (oder nicht nutzen). Damit Sie mit Ihrer Planung beginnen können, teilen wir Ihnen hier eine Liste von E-Mail-Verpflichtungen mit, denen einer unserer Kunden zugestimmt hat (natürlich mit deren Erlaubnis).

E-Mail-Verpflichtungen eines Software-Entwicklungsteams, das virtuell in 3 Ländern arbeitet

  1. Wir werden unsere E-Mails mindestens alle 3 Stunden überprüfen.
  2. Wir checken keine E-Mails, wenn wir in Meetings sind.
  3. Wir benutzen das Telefon und hinterlassen eine Nachricht, wenn etwas wirklich zeitkritisch ist.
  4. Wir schreiben E-Mail-Betreffzeilen, die sofort erklären, worum es in der E-Mail geht.
  5. Wir werden Schlüsselwörter wie “Erledigen bis zum XX” oder “zu Ihrer Information” in den Titeln verwenden.
  6. Wir gehen davon aus, dass jemand, der in eine E-Mail kopiert wird (cc), nicht antworten muss.
  7. Wir werden es vermeiden, “Antwort an alle” zu verwenden, wenn nicht jeder die Informationen unbedingt benötigt.
  8. Wir benutzen das Telefon, wenn 3 E-Mails zu einem Thema geschickt wurden.
  9. Wir akzeptieren, dass E-Mails, die von Handys gesendet werden, gelegentlich Tippfehler enthalten.
  10. Wir erwarten, dass größere E-Mails gut geschrieben sind.
  11. Wir verwenden keine BLOCKSCHRIFT (CAPITALS) und wir benutzen normalerweise keine Farben, es sei denn, etwas ist kritisch und wichtig.
  12. Wir verwenden fett, um dabei zu helfen, nach wichtigen Informationen zu scannen.
  13. Wir schenken den Personen im Zweifel immer das Vertrauen, wenn etwas auf zwei Arten verstanden werden kann.
  14. Wenn wir eine E-Mail in einem emotionalen Zustand schreiben, sind wir uns alle einig, dass wir sie speichern werden – und am nächsten Tag darauf zurückkommen. Und trotzdem wird ein Anruf von allen bevorzugt.
  15. Wenn wir zwischenmenschliche Probleme haben, verwenden wir keine E-Mails – wir benutzen das Telefon oder nutzen Skype für Unternehmen.
  16. Wir werden diese Liste jedes 4. Skype-Meeting überprüfen. Halten wir uns noch alle daran?

Die obige Liste ist klar und übersichtlich. Sie wurde in einer 30-minütigen Diskussion aufgebaut und sie funktioniert. Wir werben nicht dafür, dass Ihr sie wörtlich nehmt – aber warum nicht als Sprungbrett nutzen, um das Verhalten Ihres eigenen Teams zu diskutieren? Der Aufbau eines gemeinsamen Verständnisses im Vorfeld hilft Ihrem virtuellen Team, reibungslos und sicher zu kommunizieren.

Und wenn Sie mehr lesen wollen

Hier ist ein nützliches Dokument (auf Englisch) mit Tipps und Redewendungen für eine effektive Kommunikation zwischen verschiedene Kulturen.

Ihre erste virtuelle Präsentation – praktische Planungstipps für Einsteiger

Der Schritt zur virtuellen Präsentation ist für die meisten von uns nicht selbstverständlich.  Einfach ausgedrückt – es fühlt sich seltsam an. Hier, die gute Nachricht: die meisten der Grundprinzipien, die hinter einer effektiven Präsentation stehen, sind nach wie vor gültig. Sie müssen wissen, was Ihre Botschaft ist, wer Ihr Publikum ist, Ihre Botschaft mit den Interessen des Publikums verschmelzen, eine klare Struktur haben, und und und. In vielerlei Hinsicht erfordert eine Präsentation praktisch das gleiche Wissen und Können… aber es gibt auch Unterschiede. Wenn Sie ein Anfänger sind, Präsentationen online zu halten, gibt es 2 Bereiche an die Sie denken müssen – Vorbereitung und Durchführung oder Übertragung.  Unsere Kunden sagen uns oft, dass die Übertragung der Bereich ist, der sie am meisten beunruhigt, aber wir können nicht genug betonen, dass Änderungen an der Art und Weise, wie Sie Ihre virtuelle Präsentation planen, die Voraussetzung für den Erfolg sind.  Dieser Blogbeitrag schaut daher genauer auf die Planung. 

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Wenn Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Präsentationen beginnen, sollten Sie sich folgende 3 Fragen stellen

  • Wie soll ich die Aufmerksamkeit aufrechthalten?
  • Was kann ich im Voraus tun, um mich wohler zu fühlen?
  • Was, wenn etwas mit der Technologie schief geht?

Wie soll ich die Aufmerksamkeit aufrechthalten?

Die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Publikums (wie lange sie sich auf Sie und Ihre Botschaft konzentrieren wird) ist online kürzer als offline. Teilweise liegt es daran, dass man sich nicht persönlich auf Sie konzentrieren kann. Andererseits wird das Publikum auch von anderen Dingen abgelenkt (eMail, andere Kollegen usw.) UND es besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass die Aufmerksamkeit schwindet, weil Sie als Redner ja manchmal nicht sehen können, ob man Ihnen überhaupt zuhört. Um ihre Aufmerksamkeit aufrecht zu halten, müssen Sie also:

  • Halten Sie Ihre virtuelle Präsentation so kurz wie möglich. Kein Rat, den wir Ihnen geben können, hilft Ihrem Publikum, 2 Stunden lang konzentriert zu bleiben. Maximal 40 Minuten sind das Ziel. Brechen Sie es in 2 Teile  auf, wenn es länger dauern sollte.
  • Halten Sie sich von textlastigen Folien fern. Wir können mindestens doppelt so schnell lesen, wie wir zuhören können [http://www.humanfactors.com/newsletters/human_interaction_speeds.asp]. Das heißt, wenn alle Ihre Informationen auf der Folie geschrieben sind, wird Ihr Publikum dies gelesen haben, bevor Sie auch nur zur Hälfte darüber gesprochen haben. Ihr Publikum wird dann abschalten und etwas anderes tun, während Sie ihnen sagen, was bereits jeder gelesen hat.
  • Das bedeutet, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Folien gestalten, überdenken müssen. Ihre Folien sind oft die wichtigste visuelle Verbindung, die Sie zu Ihrem Hörer haben. Das bedeutet, dass Ihre “Slides” sehr visuell sein müssen. Behalten Sie diese drei Tipps im Auge: ein starkes Bild ist besser als viele, ungewöhnliche Bilder werden die Aufmerksamkeit hoch halten und Diagramme müssen klar sein.  Vergleichen Sie die 2 Beispiele unten.

Was kann ich im Voraus tun, um mich wohler zu fühlen?

Wenn Sie zum ersten Mal virtuell präsentieren, dann

  • Verinnerlichen Sie Ihren Inhalt! Das gilt natürlich auch, wenn Sie eine Präsentation “leibhaftig” halten, aber unsere Erfahrung ist, dass Moderatoren die Inhalte eher in viele Notizen verwandeln und dann von ihnen ablesen, wenn sie virtuell präsentieren.  Ich erinnere mich an einen Einkäufer, der ein komplettes Skript mit Notizen zum Pausieren geschrieben hat!  Lesen statt Sprechen wird Ihre Energieniveaus negativ beeinflussen – Sie werden weniger natürlich klingen und letztendlich Ihr Publikum ermutigen, Multi-Tasking zu beginnen. Sie müssen wissen, was Sie sagen wollen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, wie Sie es sagen. (mehr in Teil 2)
  • Üben, üben und nochmals üben – Wenn dies Ihr erstes Mal ist, können Sie nicht genug Zeit mit jemand anderem üben. Sie können auch einen zweiten Computer einrichten, damit Sie sehen können, was eine andere Person sehen würde. Dies hilft Ihnen, sich sicherer und selbstbewusster zu fühlen. Ihr Publikum wird es Ihnen danken. Denken Sie daran, dass dies eine Lernkurve ist und je früher Sie beginnen, desto besser. NICHT einfach anfangen und dann schauen was passiert!
  • Denken Sie über die Raum nach, von wo aus Sie präsentieren werden, und versuchen Sie, Ablenkungen und Unterbrechungen zu begrenzen. Wenn Sie können, präsentieren Sie aus einem Besprechungsraum, der ruhig ist.  Von Ihrem Schreibtisch aus in einem großen, offenen Büro zu präsentieren, wird schwierig sein, egal wie viel Erfahrung Sie haben.
  • Schließlich müssen Sie Zeit investieren, um Ihre Web- oder Videokonferenzplattform wirklich gut zu kennen! Hier schafft Praxis Mehrwert. Fast alle Conferencing-Tools haben Tutorials, leichte Erklärungen, Tipps und Benutzerhandbücher. Einige bieten sogar kostenlose Online-Kurse an. Nutzen Sie sie und machen Sie sich mit Ihrer Technologie vertraut.

Was, wenn etwas mit der Technologie schief geht?

Obwohl es eher unwahrscheinlich ist, steht die Angst davor, dass etwas mit der Technik schief läuft, bei vielen Neulingen von virtuellen Präsentation auf Platz 1. Hier sind 3 Dinge, die Sie tun können…

  • Üben Sie den Umgang mit dem System. Je mehr Übung, desto mehr Vertrauen in die Technik. Ich weiß, ich wiederhole mich und ich werde es wieder tun…. Praxis mit dem System ist das A und O.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer aktualisiert ist (Updates herunterladen), dass Sie eine zweite Stromquelle haben (verlassen Sie sich nicht nur auf Ihren Akku) und dass Sie alle Programme geschlossen haben, die Sie nicht benötigen.
  • Organisieren Sie, dass ein erfahrener Kollege vor Ort ist, der Sie unterstützt. Bei Präsentationen vor einem größeren Publikum ist sind diese “zusätzlichen Paar Hände im Cyberspace” unerlässlich.  Sie konzentrieren sich auf die Präsentation und er/sie auf die Technik.

Zusammenfassend

Der Erfolg beginnt mit der Planung Ihrer Inhalte, der Anpassung Ihres Bildmaterials, der Kenntnis Ihrer Inhalte, damit Sie natürlich sprechen können, der Kontrolle Ihrer Umgebung und der Vorbereitung auf das gefürchtete technische Problem. Es gibt noch einiges mehr. worauf beim Präsentieren in einer virtuellen Umgebung zu achten ist und einige dieser Dinge werden in einem zukünftigen Beitrag diskutiert werden. In der Zwischenzeit gibt es hier ein eBook, das Ihnen hilft, mit all Ihren Präsentationen fertig zu werden – virtuell oder nicht.

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

Virtuelle Teams: Aufgaben vor dem Meeting

Was machen Sie vor Ihren virtuellen Teambesprechungen?

Die Vorbereitung auf ein Meeting ist wichtig, insbesondere für virtuelle Meetings via Telefonkonferenz oder Netmeetings. Es ist schwierig, in virtuellen Teams zu arbeiten, da man die anderen Teammitglieder nicht oft von Angesicht zu Angesicht sieht. Versuchen Sie also ein paar kleine Dinge vor Ihren Meetings anzupacken, um sich nicht weiter zu benachteiligen. Hier sind fünf einfache Dinge, die Sie vor Ihren virtuellen Teambesprechungen tun können, um sie produktiver zu machen.

5 Aufgaben vor dem virtuellen Meeting

1.  Teammitglieder identifizieren

Führen Sie die Entscheidungsträger, Fachexperten und Meinungsführer vor dem Treffen auf und ermitteln Sie ihr mögliches Interesse am Ausgang des Treffens.

Resultate:

  • Wissen, wen man wann ansprechen muss
  • Wissen, wer bestimmte technische Fragen beantworten kann
  • Informationen auf die Interessen der Entscheidungsträger fokussieren

2.  Grundregeln festlegen

Das Team entscheidet vor Beginn der Sitzung über ein akzeptables Meeting-Verhalten und hält sich gegenseitig für die Regeln verantwortlich; z.B. keine Unterbrechungen, Meinungsumfragen, immer eine Tagesordnung usw…

Resultate:

  • Förderung von Verhaltensweisen, die die Interaktion in der Gruppe verbessern.
  • Kein einziger “Vollstrecker” notwendig
  • Verantwortlichkeit durch Erinnern

3.  Veröffentlichung einer Agenda (Ziele)

Die Veröffentlichung einer Agenda sollte ein “Muss” sein, aber es passiert nicht immer oder nicht rechtzeitig, damit sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können. Ein weiteres wichtiges Merkmal einer Agenda ist eine Absichtserklärung oder ein Ziel. Was wollen Sie mit dem Treffen erreichen? Wie sieht ein gutes Meeting aus? Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen und Ihren Teilnehmern das Gefühl geben, etwas erreicht zu haben, wenn das Meeting vorbei ist.

Resultate:

  • Klare Richtung für das Treffen
  • Verbesserung der Vorbereitung der Teilnehmer
  • Art und Weise, wie die Teilnehmer sich auf das Thema konzentrieren können.
  • Das Gefühl verspüren, etwas erreicht zu haben, wenn es vorbei ist.

4.  Beziehungen aufbauen

Nehmen Sie sich vor dem Meeting Zeit, um die Teammitglieder persönlich kennenzulernen. Es ist wirklich wichtig, eine Beziehung und eine Verpflichtung zum virtuellen Team aufzubauen.

Resultate:

  • Lernen, woran andere, über die Arbeit des Treffens hinaus, interessiert sind
  • Mehr Informationen helfen dem besseren Verständnis
  • Helfen Sie, Metaphern und Geschichten zu entwerfen, um die wichtigsten Punkte zu illustrieren.
  • Erhöhung des Engagements für das virtuelle Team

5.  Beherrschen Sie die Technik, die Sie in Ihrem Meeting verwenden

Das Verstehen Ihrer technologischen Tools, was schief gehen kann und wie man es im Vorfeld des Meetings beheben kann, ist entscheidend. Seien Sie informiert darüber, welche Werkzeuge Ihren Teilnehmern zur Verfügung stehen und seien Sie bereit, den Teilnehmern bei Problemen zu helfen. Haben Sie immer einen Notfallplan in der Rückhand!

Resultate:

  • Technische Probleme vermeiden, bevor sie auftreten
  • Zeitersparnis bei der Lösung technischer Probleme während der Besprechung
  • Andere Teilnahmemöglichkeiten parat haben

Sie können sicherstellen, dass Ihre virtuellen Teambesprechungen reibungsloser ablaufen, indem Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und die oben genannten fünf Dinge tun. Was haben Sie noch getan, das gut funktioniert hat? Lassen Sie es uns im Kommentarfeld unten wissen. Wenn Sie Ihre Teilnahme an virtuellen Teams insgesamt verbessern möchten, können Sie unser eBook mit Checklisten herunterladen und unser Seminar “Effektiv in virtuellen Teams arbeiten” besuchen, indem Sie hier klicken.

Virtuell Feedback geben

Müssen Sie manchmal Ihr Feedback virtuell geben?

Geben Sie Ihren Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern effektives Feedback – sowohl positiv als auch konstruktiv (negativ)? Gutes, rechtzeitiges, konstruktives und umsetzbares Feedback zu geben, ist etwas, wofür die meisten von uns viel Arbeit investieren müssen. Loben wir die richtigen Dinge? Wenn wir konstruktives Feedback geben, machen wir dann positive Vorschläge? Denken wir immer daran, das Thema anzusprechen, nicht die Person?VTchecklists

Feedback zu geben allein ist schon nicht einfach. Aber in einer immer virtueller werdenden Geschäftswelt gutes Feedback zu geben, kann eine echte Herausforderung sein. Wenn wir ein paar der Komplexitäten hinzufügen, die sich aus der virtuellen Interaktion ergeben, müssen wir eine noch schwierigere Aufgabe bewältigen. Einige dieser Herausforderungen sind Timing, Lesereaktionen, Spezifität und Ton. Wenn Sie virtuell, z.B. per E-Mail, Feedback geben, finden Sie hier einige Vorschläge und Tipps, die Ihnen helfen sollen, Ihre Arbeit besser zu machen.

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5 Tipps für das virtuelle Feedback

 1.  Stellen Sie sicher, dass das Timing stimmt – vor allem, wenn Ihr Feedback negativ ist. Denken Sie daran, wie ein Kind oder ein Haustier aufgezogen wird: Ihnen drei Tage später zu sagen, dass sie etwas falsch gemacht haben, ist kontraproduktiv!

2.  Sorgen Sie dafür, dass der Leser sofort versteht, worum es in der E-Mail geht:

  • Verwenden Sie eine Betreffzeile wie: “Feedback zu Ihrem Vorschlag”
  • Sagen Sie im ersten Satz, warum Sie eine E-Mail schreiben: “Ich schreibe Ihnen ein Feedback zu dem Vorschlag, den Sie mir am 4. Januar geschickt haben.”
  • Sagen Sie, welches Feedback enthalten ist: “Ich habe einige Rückmeldungen bezüglich der Preisgestaltung und des Zahlungsprozesses.”

3.  Brechen Sie Ihr Feedback auf. Wenn Sie gesagt haben, dass Sie eine Rückmeldung über den Preis und den Zahlungsprozess haben, sollten dies zwei völlig getrennte Absätze sein. Geben Sie ihnen Überschriften, wenn Sie wollen.

4.  Versuchen Sie konkret zu sein und begründen Sie Ihre Aussagen. Zum Beispiel:

  • “Wir mochten Ihren Vorschlag.” Vor allem die zweite Seite, auf der Sie erwähnt haben, dass sich das Training auf unsere Unternehmenswerte konzentrieren würde. Das passt wirklich zu unserer Firmenphilosophie.”
  • “Leider können wir dem Punkt 3 in Abschnitt 2, der sich auf die Zahlungsmöglichkeiten bezieht, nicht zustimmen. Das steht nicht im Einklang mit unseren Compliance-Richtlinien.”

5.  Wenn Sie einen Vorschlag ablehnen, versuchen Sie, einen Gegenvorschlag zu machen. Zum Beispiel:

  • “Wir können Punkt 3 in Abschnitt 2 nicht zustimmen. Aber wir könnten uns einigen, wenn die Zahlungsfrist auf 60 Tage verlängert würde.”
  • “Mir gefällt es nicht, wie Sie den Bericht formatiert haben. Könnten Sie es nächstes Mal anhand des beigefügten Beispiels versuchen oder kommen Sie einfach zu mir, um meine Anforderungen genauer zu besprechen.”

Natürlich gibt es noch viele andere Dinge, die helfen können, das virtuelles Feedback effektiver zu gestalten. Bitte zögern Sie nicht, Ihre zusätzlichen Ideen in den Kommentaren unten einzutragen. Besuchen Sie auch unser Seminar “Effektiv in virtuellen Teams arbeiten“, um die Leistung Ihres virtuellen Teams zu verbessern.

 

 

Virtuelle Teamkonferenzen

Häufige Probleme bei wöchentlichen virtuellen Telefonkonferenzen

Es ist Montag, und jeden Montag nehme ich an einer virtuellen Telefonkonferenz teil. Ein Teil von mir schätzt diesen regelmäßigen Kontakt, aber ein anderer Teil von mir mag diese Treffen nicht so sehr wie unsere persönlichen. Warum? Grob gesagt, weil sie so verschieden sind.

Ich kann niemanden sehen

Das ist offensichtlich, aber nicht weniger frustrierend. Wenn wir nicht sehen können, wer spricht, wer sprechen möchte oder welche Reaktionen die Menschen haben, ist die emotionale Seite des Gesprächs weitesgehend verschwunden.

Sich abwechseln

Ich weiß nie, wann ich an der Reihe bin zu sprechen, und es fühlt sich an, als ob es auch niemand anders tut. Das heißt, es wird nicht viel gesagt.

Auf der Bühne stehen

Wenn ich endlich an der Reihe bin, etwas zu sagen, habe ich das Gefühl, auf der Bühne zu stehen. Es herrscht Stille, ich kann weder Ermutigung noch Interesse sehen oder fühlen. Ich habe keine Ahnung, ob mir tatsächlich jemand zuhört, und falls sie mir zuhören, verurteilen sie mich? Verschwende ich ihre Zeit?

Der Zwangsjacken-Effekt

Wenn ich meine persönlichen Treffen mit unseren virtuellen Team-Telefonkonferenzen vergleiche, habe ich das Gefühl, in den Telefonkonferenzen eine Zwangsjacke zu tragen. In den persönlichen Besprechungen ist alles fließender, und wir plaudern und scherzen mehr – im Wesentlichen gibt es ein warmes, ermutigendes Umfeld.

Virtual team teleconference

Während wir Unternehmen schulen, wie sie ihre Teams in virtuellen Teams effektiv arbeiten lassen, setzen wir in unseren eigenen Telekonferenzen ein Beispiel und befolgen alle Regeln in dieser Checkliste.

Der Schlüssel zu einer effektiven virtuellen Teamkonferenz

  • Planen Sie das Meeting
  • Bestimmen Sie Zeit und Länge der Konferenz
  • Ziele setzen
  • Entwickeln Sie eine realistische Agenda, die die Ziele und die verfügbare Zeit widerspiegelt
  • Listen Sie spezifische Ergebnisse auf, die erreicht werden sollen
  • Priorisieren Sie Themen, die besprochen werden sollen
  • Identifizieren Sie, wer anwesend sein muss
  • Bestätigen Sie die Teilnahme und Verfügbarkeit
  • Ernennen Sie einen Leiter für jede Sitzung
  • Verteilen Sie Besprechungsmaterialien
  • Pünktlich beginnen
  • Einführung durch Vorstellung der Teilnehmer
  • Überprüfen Sie Ziele und Zeit für das Treffen
  • Aktive Teilnahme fördern
  • Fragen stellen
  • Fokus auf das Wesentliche – Nicht-Tagesordnungspunkte auf zukünftige Meetings verschieben
  • Rechtzeitig zum Ende kommen und ein paar Minuten für die Nachbereitung und Verabschiedung lassen
  • Sprechen Sie auf natürliche Weise in Richtung des Mikrofons
  • Machen Sie sich bemerkbar, wenn nötig
  • Gelegentlich pausieren, damit andere Kommentare abgeben können

Eine solche gründliche Liste gilt normalerweise nicht für ein persönliches Treffen, ist aber logisch notwendig, um erfolgreiche Ergebnisse in der virtuellen Umgebung sicherzustellen. Ich bin mit dem Logikteil d’accord, aber was kann man gegen den “Zwangsjacken-Effekt” machen? Ich habe oben “Aktive Teilnahme fördern” hervorgehoben. Wenn dies effektiv gemacht wird, kann sich die Zwangsjacke lockern und schließlich abfallen.

Aktives Zuhören in virtuellen Team-Telekonferenzen

Wenn wir aktiv zuhören, konzentrieren wir uns voll und ganz auf den Sprecher, bauen Rapport auf, erkennen die Bedenken des Sprechers an, zeigen Verständnis und entspannen die Situation. Ein “Anklagebank-Szenario” wird so in ein warmes, unterstützendes und ermutigendes Umfeld verwandelt. Der wichtigste Weg, um dies umzusetzen, ist durch Sprache.

Hier sind einige Redewendugen, die wir in unseren virtuellen Team-Telefonkonferenzen verwenden:

Verständnis und Interesse zeigen:
  • Was hat Sie dazu gebracht ……?
  • Warum haben Sie sich entschieden ……?
  • Wie wichtig ist das für Sie?
Unterstützung, Hilfe anbieten:
  • Was kann ich tun, um Ihnen zu helfen?
  • Was brauchen Sie, um …
  • Haben Sie konkrete Vorschläge, wie ich Ihnen helfen kann?
Die Bedenken der Redner anerkennen:
  • Ich verstehe
  • Ich kann Ihre Besorgnis nachvollziehen.
  • Das muss sehr schwierig sein.
Um Klärung bitten:
  • Wenn Sie XYZ erwähnen, was meinen Sie genau?
  • Ich habe nicht genau verstanden, was Sie gesagt haben – könnten Sie das wiederholen?
  • Können Sie mir mehr über XYZ erzählen?
Die Konversation vorantreiben:
  • Sie haben erwähnt, dass … – Wie gehen Sie damit um ?
  • Wann haben Sie zuletzt…?
  • Es ist interessant, was Sie über XYZ gesagt haben…

Für die meisten von uns ist eine Videokonferenz für virtuelle Teams niemals das gleiche wie eine persönliche Besprechung. Wenn uns jedoch bewusst wird, wie andere sich fühlen, wird die Konzentration auf unsere verwendete Sprache, dazu beitragen, eine unterstützende und produktive Umgebung zu gestalten. Haben Sie irgendwelche Tipps oder Sätze, die für Sie funktioniert haben? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich wissen. Klicken Sie hier, um Ihre virtuellen Team-Telekonferenzen mit Target Training zu verbessern.

Virtuelle Team-Meetings: Empathie und Rapport aufbauen

How are your Virtual Team meetings?

More and more meetings are being held virtually. Virtual team meetings are a trend that is bound to continue as it is far cheaper than getting everyone together. But it isn’t the same, is it? Unless you use webcams, you can’t pick up on any nonverbal communication going on. You can’t see people’s faces. You can’t see what they are thinking. To be honest, you don’t know what they’re actually even doing. You also, and this point bothers me the most, can’t have that cup of coffee together at the beginning where you exchange a few words often unrelated to business.

Why is the social aspect so important?

You completely miss out on the opportunity to establish any empathy or rapport with the people you are working with. Imagine for example that you are having a virtual team meeting to discuss solving a problem you have. If you don’t have any form of relationship with these people, how can you expect them to help? Isn’t it easier to request help from someone you know a little about? If you don’t know them at all, how can you choose the right way of talking to them to win them over? Of course, the need for empathy building will vary from culture to culture. Some will take an order as an order and just do it, but not that many. And what happens if you have a multi-cultural team?

What can you do to establish virtual empathy and rapport?

It is doubtful as to whether empathy can actually be taught. But there are techniques which help to develop it. Here are a few:

  • Begin the webmeeting on time, with a quick round of self introductions. It is important to hear everyone’s voice and know who is present. Remind participants that each time they speak, they should identify themselves again.
  • Log in early and encourage small talk while waiting for everyone to join in and at the beginning of the meeting itself – have that cup of coffee virtually. This will help to make a connection between people and give them a bit of character. In a remote meeting you often feel distant from each other, and this can make it difficult to interact. This feeling of distance happens, because the participants are in different places and often can’t see each other. Small talk helps to ‘bridge the distances’. Small talk also helps you to get to know each other and each other’s voices, so you know who is speaking and when. This will help communication later on in the meeting.VTchecklists

What can you talk about and what should you say?

Small talk can also give you valuable information about the other participants which could be important to the success of the meeting. What mood are they in? Are they having computer problems? Are they calling from a quiet location? Here are some topics we recommend using and some language to get you started. There are literally hundreds of things you could say, but it can be helpful to have a few prepared. You’ll see that some of these are particular to virtual meetings:

Ort

  • F: Von wo aus sprechen Sie gerade?
  • A: Ich bin an meinem Schreibtisch. Wie ist es bei Ihnen?

Wetter

  • F: Wie ist das Wetter bei Ihnen? Bei uns ist es ziemlich düster!
  • A: Wir haben blauen Himmel und Sonnenschein. Hoffentlich kommt das bald zu Ihnen rüber!

Einloggen

  • F: Wie haben Sie sich eingeloggt? Ich hatte ein paar Probleme.
  • A: Es hat gut geklappt. Welche Probleme hatten Sie?

Tonqualität

  • F: Können Sie mich gut hören?
  • A: Tut mir leid, es ist etwas leise. Könnten Sie lauter sprechen?

Verbindungsqualität

  • F: Ich kämpfe hier mit einer ernsthaften Verzögerung. Wie ist es bei Ihnen?
  • A: Bei mir klappt es gut. Vielleicht ist es Ihre Internetverbindung?

Arbeit

  • F: Wie läuft es momentan im Marketing?
  • A: Ach, Sie wissen doch, beschäftigt wie immer. Wie sieht es in Ihrer Abteilung aus?

If you give lots of information in your answers, it makes it easier for the other person to ask more questions and keep the conversation going. If you just say ‘yes’ or ‘no’, it will stop the conversation. If you’re asking questions, remember to use open questions so that they can’t be answered with “yes” or “no”.

More on this topic can be found in our Using Collaborative Technologies Seminar. Do you have any tips you’d like to share on how to build empathy and rapport in your virtual team meetings? Let us know in the comments area below.

 

The Secret L&D manager: 4 questions for screening potential training providers

This month’s Secret L&D manager is German, and works for a global telecommunications organization. He’s been working in training and development for over 20 years for a variety of organizations including automotive, financial services and higher education. He’s lived in multiple countries and is interested in balancing classic approaches with virtual learning and MOOCs (Massive Open Online Courses). We asked him, What questions do you ask potential training providers when they first approach you?

This eBook is also available in German – follow the link below.

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

I get contacted by training providers on a regular basis, and to be honest how much time I give them depends a lot on what else is going on.  However I’m always interested in new ideas which I think can add value to our associates here and do try to make time to ask questions and learn.  I tend to get straight into things and want to take control of the conversation. I’ll ask questions like …

Tell me the two or three topics that you as a training provider are specialized in?

I’m not interested in working with training providers who say they can do everything. So what are the 2 or 3 things that you are good at? I want details. I want to see experience and innovative ideas. I want them to be able to talk me through activities and the “why” behind the activity.

If I feel they know about training and are not trying to promise the earth, my second question needs to be about their trainers. Knowing more about who their trainers are is hugely important to me and I need to know they’ll fit my training population. I ask something like ….

Who are your trainers? How do you find them? How do you select them? What is their background?

I was a trainer myself, and still do some internal training.  I know the impact and potential of the training is realized (or limited by) by the person in the room – by the trainer.  I want specifics and real examples from a potential training provider. I’m not interested in general broad-brush descriptions. I want to know who they would use to deliver a specific solution and to know why that person, what’s their experience, style etc.

I’d then ask …

Why do you think you’re different from all the other trainers and training providers that offer similar things?

Seriously, explain to me why what’s special or different about what you’re proposing? Otherwise, why should I change?  If they stop and think about the answer, that’s fine. If they babble, then I’m not interested. For me a training provider needs to know themselves why they are different or special.

My last question would be something like …

Before we spend any more time on this can you explain your pricing model?

I want to know what they charge for a one-day, off-the-shelf training program. The kind of thing that’s really a commodity product.  I want to know pricing for a customization and preparation, and I want to know if travel and expenses are included or not.

I want to find an example. I’ll pick something simple, so I know if their rates are competitive and if this actually makes sense to me and our situation. If you deliver a standard 2-day presentation skills training for me, what will the cost be for 10 people? And if it’s much more expensive than what I already have, or if I have no real reason to believe that they will be genuinely considerably better than my current solution, then that’s time saved for both sides. I also want a clear answer here.

I think these are my top four questions. These are pretty much what I need as a basis.  If I’m interested, then I’d like to meet them in person and see where we go from there.

Who is the Secret L&D manager?

The Secret L&D manager is actually many L&D managers.  They are real people who would prefer not to mention their name or company – but do want to write anonymously so they can openly and directly share their ideas and experience with peers. Also from the Secret L&D manager: