Was machen Sie vor Ihren virtuellen Teambesprechungen?

Die Vorbereitung auf ein Meeting ist wichtig, insbesondere für virtuelle Meetings via Telefonkonferenz oder Netmeetings. Es ist schwierig, in virtuellen Teams zu arbeiten, da man die anderen Teammitglieder nicht oft von Angesicht zu Angesicht sieht. Versuchen Sie also ein paar kleine Dinge vor Ihren Meetings anzupacken, um sich nicht weiter zu benachteiligen. Hier sind fünf einfache Dinge, die Sie vor Ihren virtuellen Teambesprechungen tun können, um sie produktiver zu machen.

5 Aufgaben vor dem virtuellen Meeting

1.  Teammitglieder identifizieren

Führen Sie die Entscheidungsträger, Fachexperten und Meinungsführer vor dem Treffen auf und ermitteln Sie ihr mögliches Interesse am Ausgang des Treffens.

Resultate:

• Wissen, wen man wann ansprechen muss
• Wissen, wer bestimmte technische Fragen beantworten kann
• Informationen auf die Interessen der Entscheidungsträger fokussieren

2.  Grundregeln festlegen

Das Team entscheidet vor Beginn der Sitzung über ein akzeptables Meeting-Verhalten und hält sich gegenseitig für die Regeln verantwortlich; z.B. keine Unterbrechungen, Meinungsumfragen, immer eine Tagesordnung usw…

Resultate:

• Förderung von Verhaltensweisen, die die Interaktion in der Gruppe verbessern.
• Kein einziger „Vollstrecker“ notwendig
• Verantwortlichkeit durch Erinnern

3.  Veröffentlichung einer Agenda (Ziele)

Die Veröffentlichung einer Agenda sollte ein „Muss“ sein, aber es passiert nicht immer oder nicht rechtzeitig, damit sich die Teilnehmer darauf vorbereiten können. Ein weiteres wichtiges Merkmal einer Agenda ist eine Absichtserklärung oder ein Ziel. Was wollen Sie mit dem Treffen erreichen? Wie sieht ein gutes Meeting aus? Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen und Ihren Teilnehmern das Gefühl geben, etwas erreicht zu haben, wenn das Meeting vorbei ist.

Resultate:

• Klare Richtung für das Treffen
• Verbesserung der Vorbereitung der Teilnehmer
• Art und Weise, wie die Teilnehmer sich auf das Thema konzentrieren können.
• Das Gefühl verspüren, etwas erreicht zu haben, wenn es vorbei ist.

4.  Beziehungen aufbauen

Nehmen Sie sich vor dem Meeting Zeit, um die Teammitglieder persönlich kennenzulernen. Es ist wirklich wichtig, eine Beziehung und eine Verpflichtung zum virtuellen Team aufzubauen.

Resultate:

• Lernen, woran andere, über die Arbeit des Treffens hinaus, interessiert sind
• Mehr Informationen helfen dem besseren Verständnis
• Helfen Sie, Metaphern und Geschichten zu entwerfen, um die wichtigsten Punkte zu illustrieren.
• Erhöhung des Engagements für das virtuelle Team

5.  Beherrschen Sie die Technik, die Sie in Ihrem Meeting verwenden

Das Verstehen Ihrer technologischen Tools, was schief gehen kann und wie man es im Vorfeld des Meetings beheben kann, ist entscheidend. Seien Sie informiert darüber, welche Werkzeuge Ihren Teilnehmern zur Verfügung stehen und seien Sie bereit, den Teilnehmern bei Problemen zu helfen. Haben Sie immer einen Notfallplan in der Rückhand!

Resultate:

• Technische Probleme vermeiden, bevor sie auftreten
• Zeitersparnis bei der Lösung technischer Probleme während der Besprechung
• Andere Teilnahmemöglichkeiten parat haben

Sie können sicherstellen, dass Ihre virtuellen Teambesprechungen reibungsloser ablaufen, indem Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und die oben genannten fünf Dinge tun. Was haben Sie noch getan, das gut funktioniert hat? Lassen Sie es uns im Kommentarfeld unten wissen. Wenn Sie Ihre Teilnahme an virtuellen Teams insgesamt verbessern möchten, können Sie unser eBook mit Checklisten herunterladen und unser Seminar „Effektiv in virtuellen Teams arbeiten“ besuchen, indem Sie hier klicken.