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Training storytelling in business –behind the scenes with two trainers

What challenges do professionals have when they join a training session on storytelling in business?

Gary: Typically its people feeling that they aren’t creative enough and wish they were. They like the idea of using stories in a work context, and are interested in the training, but they feel that either they don’t have a story in them, or they don’t have a story that matters.  They’ve seen others use stories effectively and they’d like to learn how to do that – but they just don’t know where to start.

Scott: I completely agree. Most participants do see the value and in many ways we are working with the converted. Generally, participants are looking to use stories in a presentation or at an upcoming event, but the biggest challenge they face is where to start.  I often hear “I don’t have a story “or “I have a cool story but it’s not really for our regional sales teams”.  So how have you approached that from a training perspective? In the training, how do you get people to find their stories?

Gary: When we train storytelling skills my very first goal is to show them that they are surrounded by stories and that everyone can tell a story. One of the ways I start is by asking the participants to share something that has changed them or others.  This could be a simple business experience that made a difference to them or shaped them. It could also be something from their private life. I’ve found it is easier with participants who have stronger emotional intelligence, but everyone can find something.  The challenge then is getting them to slow down and see it as they tell it.  It’s not unusual to see people rushing through their story and speaking in bullet points.  This has a lot to do with nerves, but is also connected to wrongly believing that the others won’t be interested in listening to them. When we model the activity it always helps.

Stories are at their most powerful when they get inside people and either connect with an emotion or trigger an emotion.  This is the starting point – at the end of the story how will your audience feel? And what will they know and do?

Scott: I do something similar, “tell us about a moment you are proud of” or “tell us about a moment you regretted”. Anything that taps right into a feelings dimension rather than just narrating factual events.

Gary: When I first started training storytelling in business, I was concerned that when people talked about a moment that shaped them that they would be a little bit light emotionally.  I was expecting people would gloss over it or “present” it.  But I find that this isn’t true and that people tend to really dive in and quickly tap into their emotional memory. This then impacts the listeners.   They leave this activity with a few big wins – firstly that they can actually tell a story, secondly that they have stories to tell, thirdly that they can convey emotion without having to explicitly talk about it and finally,  and perhaps this motivates them the most,  that people want to listen and do quickly connect.

Scott: I think if the storyteller tries to obviously connect their story to the listeners experiences it doesn’t always work that well. The audience is often put off if you try to get too personal too soon. Pulling people into your story beats pushing a message.  Every time we train storytelling skills there is always one person who, in the first 30 minutes of the day, will share an experience that unexpectedly hooks the other participants.

Recently we were delivering training a ½ day session on “Storytelling skills for internal trainers”  in a European investment institution. The first warm-up task of the training was to share a story with your table about something that impacted you in a way you had never anticipated.  One French lady shared a story about her family going to lay a “stolperstein” at the weekend in front of the house where her great-grandparents had lived.  Obviously, the context of the story had everyone paying respectful attention, but it was the unexpected joy and warmth in her story, and the way she described her family reconnecting,  that had the room in silence and actually grinning. She pulled people into her story by telling it naturally, not over-structuring it, and tapping into her emotional memory. When we started looking at their organizations greatest learning moments and the managers practiced telling stories aimed at reinforcing their culture, we reinforced 3 key points from her first story – tell it naturally, tell it simply and see it as you tell.

Gary: Once we’ve shown participants that they do actually have stories, the next challenge is finding the right story for the situation.  There’s a simple and effective model we use with 3 concentric circles, and the key is to start with the emotion. The central point of this circle is “By the end of story what do you want them to feel, know or do?” Occasionally we need to help out by sharing a list of emotions to get people thinking. Feel comes first, and then comes what do you want them to know and what you want them to do. We train our clients to build stories from the inside out.

It’s worth highlighting that sometimes that feeling isn’t going to be a positive feeling … and that is okay. There is a place for warning, shocking, etc. as long as the intention is positive.  I remember a CFO wanting to shake his peers up and confront the arrogance he saw within his organization head on. He knew he wanted his listeners to leave with a sense of humility.  Once he had identified this, he quickly found his story. I still remember his presentation years later. He showed an actual cutting from a newspaper with the photo of a farmer saying, “If they’d asked us locals, we would have told them that this area floods heavily every few years. So why did they build a motorway here?”. Once he had got their attention, he could then talk more about how he wanted things to be going forward.

I often use this “farmer” story when training storytelling because it really does reinforce the importance of starting with the emotion, and being honest with yourself about which emotion you want, when you are choosing and building a story.

So what do you do if somebody can’t think of a story?  In every training group there’ll often be a few participants still struggling.

Gary: Yes, this can be tricky because there are some people who feel that they just don’t have it in them. If that’s the case, we have prepared training aids with “classic stories” that managers need in their pockets. For example, you need the story of when you overestimated yourself, when you failed to prepare, what you stand for, what is important to you when working with new hires, a story of vulnerability, a story  of learning from your mistakes etc etc.  There are similar “templates” for sales professionals, service desks, L&D managers etc.  I find that this “cookie-cutter” approach helps people get going, but I also find that very quickly they begin to leave the “template” and they make things real and personal.  The aid just gets them going.  Stories that follow a template are a safe place to start and then we push people to tap into their own experiences …. And everything becomes far more powerful.

Scott: Absolutely, “typical stories that you need in your pocket”  help get people past staring at a blank piece of paper. Even the process of just asking “What about this one? Have you got that one?” gets them thinking.  And then its all about delivery, and here is where we bring in LOTS, which means “language of the senses”. Using plenty of language of the senses such as “heard, saw, sensed, touched, felt” brings your listeners into your story. Speed and pace is important too. Getting them to slow down, speed up, use pauses for effect.  But the key is to live the story and see the story as you tell it. To tap into your emotional memory. We’ll expand on this in another blog post.

For more information: Storytelling in business

 

 

How experienced presenters do it

There are presenters out there who seem to have it all. They speak, the audience listens. They make a joke, the audience laughs. They don’t umm, they don’t ahhh, and they speak clearly, sharing their message and reinforcing it just enough throughout. By the end of the presentation, their audience is informed, educated and leaves the room with all their questions answered. How? This blog shares 4 simple tips and includes 4 extremely useful presentation eBooks.

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Know your whats and whys

This is incredibly obvious, perhaps even to inexperienced presenters – but it probably the most overlooked element during the design stage. When you ask them, experienced presenters tell you that the very first thing they do is crystallize what they want to achieve with the presentation.

These questions will help you get started:

  1. What do I want to achieve?
  2. Why should people listen to me?
  3. What do I want the audience to know after the presentation?

An excellent tip is to write down in a single sentence what your presentation is about and why you are presenting. If you can’t do it in 14 words or less, rewrite it – and one of the 14 words needs to be the powerful “so”. e.g.  “I’m sharing how experienced presenters do it, so you can improve your presentations.” That sentence then gives you a very simple framework and clear criteria for what I want to put in and take out.

“Designing your presentation well lays the foundations for your success.”

Scott Levey

Powerpoint doesn’t make the presentation

Perhaps the comedic writers Steve Lowe and Brendan McArthur[1] best summed it up – “PowerPoint: The Microsoft tool that encourages people to think and talk like ********s.” You make the presentation. Powerpoint is a supporting tool. We’ve all done it. We find a set of existing slides and copy and paste our way to a new presentation. We think in slides and we build what we say around what’s on the slides. Experienced presenters build the presentation slides after they have planned the presentation, when they know what they are going to say and have a clear structure in mind. They use as few slides as possible because they want the focus on them and their message. This way, the presentation has a better chance of becoming a visual aid, rather than the main feature.

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Get comfortable

Have you noticed it? The best presenters are in control and entirely comfortable with what they’re doing. Wow. How do they do it? They practice. Out loud, probably. Practicing is not thinking to yourself what you will say – it’s actually saying it. Recording yourself and practicing in front of a mirror will tell you exactly what your audience will see and hear as you present your content. When you come across as unsure of yourself or uncertain of your content you are creating barriers to success. And don’t focus on “learning it by heart” – focus on the big messages and the important bridges.

“Practice your presentation a day before you hold it -if you start practising an hour before you run the risk of deciding to change things around which makes things harder.

James Culver

 

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

Don’t lose yourself, but if you do…

Your mind draws a blank. You’ve forgotten to make an important point. You just realized you’re babbling away. You don’t know the answer to the question. The audience looks at you like they don’t quite understand what you’re trying to say. Now what?

We all make mistakes and “owning your mistakes” helps build credibility . Smile. Don’t wind yourself up. Move forward. Say it later. Focus on the next point. Say that you’ll find out the answer but you don’t have it right now. Ask the audience – what have you understood so far? – and take it from there.

Moments when things go wrong happen – so remember they are only moments. Even the most experienced presenters draw a blank sometimes. If you look carefully, you’ll see that they have developed techniques that work for them (they take a sip of water while gathering their thoughts, they make a joke out of it, etc.). Experience taught them that.

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If you’d like to benefit from practical training then take a look at our training solutions for presenting across cultures, presenting in a virtual environment and our challenging Presenting with IMPACT


[1] Is It Just Me or Is Everything Shit?: Insanely Annoying Modern Things – By Steve Lowe and Alan McArthur with Brendan Hay (Grand Central Publishing)

Delivering your first virtual presentation – useful tips for beginners

No matter which system you are using, many people find their first virtual presentation to be an uncomfortable experience. Firstly, remember that the fundamentals behind what makes an effective presentation are generally transferable. Secondly, making changes to the way you plan your virtual presentation is where you set the scene for success. In a previous blog post”Your first virtual presentation – practical planning tips for beginners”, we looked at some key questions, including “How am I going to keep their attention in a virtual presentation environment?”, “What can I do in advance to feel more comfortable?” and the dreaded “What if something goes wrong with the technology?”. This post focuses on tips for actually delivering your first virtual presentation.  Contact us now

Build all-round confidence in the technology when you start

Start by demonstrating to yourself (and others) that the technology is working. This could be as simple as “Before we begin I want to take 30 seconds to check everybody is up and running technology-wise”. Check people can see the same thing, that they can hear you, and you can hear them. If you are expecting people to use other system functions e.g. comments, then this is the stage where you clarify this.

Remember that body language and eye-contact are even more important when presenting virtually

  • Position the camera so that either a) your audience has a good close up of your face, allowing them to see your eyes, smile and other facial movements, or, b) your upper torso so they can see your posture, arms and hands. Avoid the dead zone of  “head and shoulders”. They’ll see your head but can’t see the important facial details, nor the arms and hands.
  • When presenting look directly into your camera and not at the person you are talking to (as this will look as if you are actually looking away from them!). Although you won’t be making eye contact, the “illusion of eye contact” is important when presenting virtually.
  • If possible present standing with your laptop and camera at head-height. Its hard to maintain energy levels sat down.
  • If you are going to use notes, then have your notes at eye-height. Do not put your notes on your desk.  Looking at the top of your head doesn’t help your audience feel connected with you.
  • Always use a headset whenever possible. Mobile phones rob you of your hands and body language. And try to avoid talking over a speaker phone as this always impacts sound quality.

Virtual presentations aren’t natural for many of us at the very beginning.  I recall a purchaser sharing that “she felt like an idiot talking to herself”. But as with any communication skill if you integrate tips and advice and practice, practice, practice then they become less daunting and more effective.  Plan, practice and perfect -your audience will thank you.

Focus on bringing life and intimacy into your voice

  • Make an extra effort to speak with enthusiasm – if you sound nervous/ awkward/disengaged what are you expecting them to feel?
  • Use your hands naturally when you are speaking (even if the camera is focusing just on your face). Again, it will help you sound more natural and human. It will also help you feel more comfortable and confident.
  • Smile when you are presenting – even if the cameras aren’t on! This may sound strange but we can hear smiles, and a smile will always come through in your voice.
  • Consciously vary your pitch, volume and speed. If you are tend to speak fast then slow down for effect. Make your voice interesting to listen to.
  • Actively use pauses and “uhmms”. This remind your audience that this is a “live” presentation and that you aren’t a recording.

Build intimacy through questions and answers

  • Make a presentation – don’t read from your slides. Your audience can read faster than they can listen.
  • Encourage and take questions during the presentation. This is a huge step as it makes the interaction feel more personal, natural and fluid.
  • Use your audience’s names whenever possible. Again, this helps to make the presentation feel more conversational plus will strengthen their attention
  • Look for examples that create personal connections. This will make your presentation sound more like a dialogue vs. monologue.

And the most simple but often forgotten …

  • Keep a glass of water at your side. You’ll need it
  • And you’ll get better with practice!

 

 

6 Gründe, warum Sie Jargon aus Ihren Präsentationen beseitigen sollten

Bei Präsentationen geht es darum, Ihre Botschaft effizient an Ihr Publikum zu kommunizieren. Sie möchten als Autorität in Ihrem Bereich angesehen werden. Sie könnten denken, dass die Verwendung von Jargon – Kurzwörter, die in Unternehmen verwendet werden, die in bestimmten Branchen tätig sind – Ihr Publikum beeindrucken und es zum Mitmachen anregen wird. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass sie den gegenteiligen Effekt bewirken, besonders wenn die zweite Sprache Ihres Publikums Englisch ist. Target Training hat zuvor über den Einsatz von Stille in Präsentationen gesprochen, und das Gleiche gilt für die Beseitigung von Fachjargon. Um mehr zu erfahren, lesen Sie weiter…

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1. Sie werden schwer zu verstehen sein

Im Kontext einer Arbeitsumgebung fungieren Fachbegriffe als Abkürzung zwischen den Teammitgliedern, die sie schneller arbeiten lassen. Forbes äußerte, dass es eine schnelle Art der Kommunikation ist. Aber wenn Sie Präsentationen in anderen Abteilungen oder für Personen außerhalb Ihres Unternehmens halten, sind es nur Worte, die sich in der Regel kompliziert und abschreckend anhören. Menlo Coaching betonte, dass Sie genau das sagen müssen, was Sie meinen – mit Worten und Phrasen, die Ihr Publikum leicht verstehen wird. Versuchen Sie also so genau, wie möglich zu sein.

2. Ihre Präsentation wird keinen Wiedererkennungswert haben

Selbst wenn es Leute im Publikum gibt, die mit den von Ihnen verwendeten Fachbegriffen vertraut sind, werden sie Sie durchschauen. Sie könnten die Vorstellung bekommen, dass Sie Schlagworte verwenden, um das Thema (und sich selbst) beeindruckender zu machen. Sie werden von Ihrer Präsentation später nichts Neues mitgenommen haben. Wenn Sie wirklich Jargon verwenden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ausführlich darlegen, was Sie zu erklären versuchen oder geben Sie ein Beispiel.

3. Jargon wird die Meinung über Sie beeinträchtigen

Wenn Sie der Projektleiter sind und Ihr Team unterrichten, könnte der Gebrauch von Jargon sie demoralisieren. Im besten Fall werden sie Sie als jemanden ansehen, der nicht rücksichtsvoll genug ist, um einen Vortrag zu halten, den sie klar und leicht verstehen können.

4. Ihr Publikum wird gelangweilt

Wenn Ihre Präsentation durch zu viel Fachjargon unverständlich wird, wird bald Langeweile aufkommen. Ihre Gedanken werden zu Themen wandern, die mehr Priorität haben. Es kann auch dazu führen, dass Zuschauer anfangen zu plaudern, und somit Geräusche erzeugen, die andere ablenken könnten. Gewinnen Sie ihre Aufmerksamkeit, indem Sie Wörter auf eine sinnvolle, aber neue Art und Weise aneinanderreihen, die sie zuvor noch nicht gehört haben. Man muss kreativ – und vielleicht auch unterhaltsam – sein, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen.

5. Sie werden Ihr Publikum verlieren

Wenn Sie versuchen, die Mitglieder im Publikum zu einem bestimmten Ziel zu bringen, werden Sie sie sowohl aus emotionaler als auch aus logischer Sicht verlieren. Selbst wenn sie die Botschaft verstanden haben, werden sie nicht den Antrieb haben, diese zu verinnerlichen. Leadership-Trainer Alan Matthews empfiehlt, die Botschaft konkret zu formulieren und Ihrem Publikum die Möglichkeit zu geben, die notwendigen Aktionen/Antworten zu formulieren. Dadurch fühlen sie sich persönlich in die Präsentation eingebunden.

6. Die Präsentation wird die Zeit der Zuhörer verschwenden

Die Verwendung von allgemeinen und nicht-kontextuellen Phrasen, die das Publikum verwirren, wird es so aussehen lassen, als ob Sie nur leiern. Sie müssen die Neubewertung Ihrer Präsentation priorisieren. Filtern Sie den ganzen Jargon heraus und versuchen Sie, die Anzahl der Wörter in jedem Satz zu begrenzen, um ihre grundlegende Bedeutung zu vermitteln. Mitglieder des Publikums könnten Sie bitten, einige Elemente näher zu erläutern, aber das ist besser, als sie in einer Flut von Business-Sprache ertrinken zu lassen.

Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass Ihr Fachjargon effektiv ist, senden Sie zumindest eine Umfrage an das Publikum, um einen Eindruck von Ihrem Präsentationsstil zu bekommen. Wenn es ein Missverhältnis zwischen den Botschaften, die Sie vermitteln, und ihren Wahrnehmungen zu geben scheint, dann ist es vielleicht an der Zeit, das Jargon-Glossar aus dem Fenster zu werfen.

Über den Autor

Jean Browne arbeitet als Forscher und Fact-Checker für eine Karriere Coaching Firma in England. Gelegentlich nimmt sie an öffentlichen Reden teil, wenn sie Seminare hält. In ihrer Freizeit arbeitet sie freiberuflich unter anderem als Event-Host und Bingo-Caller.

Ihre erste virtuelle Präsentation – praktische Planungstipps für Einsteiger

Der Schritt zur virtuellen Präsentation ist für die meisten von uns nicht selbstverständlich.  Einfach ausgedrückt – es fühlt sich seltsam an. Hier, die gute Nachricht: die meisten der Grundprinzipien, die hinter einer effektiven Präsentation stehen, sind nach wie vor gültig. Sie müssen wissen, was Ihre Botschaft ist, wer Ihr Publikum ist, Ihre Botschaft mit den Interessen des Publikums verschmelzen, eine klare Struktur haben, und und und. In vielerlei Hinsicht erfordert eine Präsentation praktisch das gleiche Wissen und Können… aber es gibt auch Unterschiede. Wenn Sie ein Anfänger sind, Präsentationen online zu halten, gibt es 2 Bereiche an die Sie denken müssen – Vorbereitung und Durchführung oder Übertragung.  Unsere Kunden sagen uns oft, dass die Übertragung der Bereich ist, der sie am meisten beunruhigt, aber wir können nicht genug betonen, dass Änderungen an der Art und Weise, wie Sie Ihre virtuelle Präsentation planen, die Voraussetzung für den Erfolg sind.  Dieser Blogbeitrag schaut daher genauer auf die Planung. 

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Wenn Sie mit der Planung Ihrer virtuellen Präsentationen beginnen, sollten Sie sich folgende 3 Fragen stellen

  • Wie soll ich die Aufmerksamkeit aufrechthalten?
  • Was kann ich im Voraus tun, um mich wohler zu fühlen?
  • Was, wenn etwas mit der Technologie schief geht?

Wie soll ich die Aufmerksamkeit aufrechthalten?

Die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Publikums (wie lange sie sich auf Sie und Ihre Botschaft konzentrieren wird) ist online kürzer als offline. Teilweise liegt es daran, dass man sich nicht persönlich auf Sie konzentrieren kann. Andererseits wird das Publikum auch von anderen Dingen abgelenkt (eMail, andere Kollegen usw.) UND es besteht ebenfalls die Möglichkeit, dass die Aufmerksamkeit schwindet, weil Sie als Redner ja manchmal nicht sehen können, ob man Ihnen überhaupt zuhört. Um ihre Aufmerksamkeit aufrecht zu halten, müssen Sie also:

  • Halten Sie Ihre virtuelle Präsentation so kurz wie möglich. Kein Rat, den wir Ihnen geben können, hilft Ihrem Publikum, 2 Stunden lang konzentriert zu bleiben. Maximal 40 Minuten sind das Ziel. Brechen Sie es in 2 Teile  auf, wenn es länger dauern sollte.
  • Halten Sie sich von textlastigen Folien fern. Wir können mindestens doppelt so schnell lesen, wie wir zuhören können [http://www.humanfactors.com/newsletters/human_interaction_speeds.asp]. Das heißt, wenn alle Ihre Informationen auf der Folie geschrieben sind, wird Ihr Publikum dies gelesen haben, bevor Sie auch nur zur Hälfte darüber gesprochen haben. Ihr Publikum wird dann abschalten und etwas anderes tun, während Sie ihnen sagen, was bereits jeder gelesen hat.
  • Das bedeutet, dass Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Folien gestalten, überdenken müssen. Ihre Folien sind oft die wichtigste visuelle Verbindung, die Sie zu Ihrem Hörer haben. Das bedeutet, dass Ihre “Slides” sehr visuell sein müssen. Behalten Sie diese drei Tipps im Auge: ein starkes Bild ist besser als viele, ungewöhnliche Bilder werden die Aufmerksamkeit hoch halten und Diagramme müssen klar sein.  Vergleichen Sie die 2 Beispiele unten.

Was kann ich im Voraus tun, um mich wohler zu fühlen?

Wenn Sie zum ersten Mal virtuell präsentieren, dann

  • Verinnerlichen Sie Ihren Inhalt! Das gilt natürlich auch, wenn Sie eine Präsentation “leibhaftig” halten, aber unsere Erfahrung ist, dass Moderatoren die Inhalte eher in viele Notizen verwandeln und dann von ihnen ablesen, wenn sie virtuell präsentieren.  Ich erinnere mich an einen Einkäufer, der ein komplettes Skript mit Notizen zum Pausieren geschrieben hat!  Lesen statt Sprechen wird Ihre Energieniveaus negativ beeinflussen – Sie werden weniger natürlich klingen und letztendlich Ihr Publikum ermutigen, Multi-Tasking zu beginnen. Sie müssen wissen, was Sie sagen wollen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, wie Sie es sagen. (mehr in Teil 2)
  • Üben, üben und nochmals üben – Wenn dies Ihr erstes Mal ist, können Sie nicht genug Zeit mit jemand anderem üben. Sie können auch einen zweiten Computer einrichten, damit Sie sehen können, was eine andere Person sehen würde. Dies hilft Ihnen, sich sicherer und selbstbewusster zu fühlen. Ihr Publikum wird es Ihnen danken. Denken Sie daran, dass dies eine Lernkurve ist und je früher Sie beginnen, desto besser. NICHT einfach anfangen und dann schauen was passiert!
  • Denken Sie über die Raum nach, von wo aus Sie präsentieren werden, und versuchen Sie, Ablenkungen und Unterbrechungen zu begrenzen. Wenn Sie können, präsentieren Sie aus einem Besprechungsraum, der ruhig ist.  Von Ihrem Schreibtisch aus in einem großen, offenen Büro zu präsentieren, wird schwierig sein, egal wie viel Erfahrung Sie haben.
  • Schließlich müssen Sie Zeit investieren, um Ihre Web- oder Videokonferenzplattform wirklich gut zu kennen! Hier schafft Praxis Mehrwert. Fast alle Conferencing-Tools haben Tutorials, leichte Erklärungen, Tipps und Benutzerhandbücher. Einige bieten sogar kostenlose Online-Kurse an. Nutzen Sie sie und machen Sie sich mit Ihrer Technologie vertraut.

Was, wenn etwas mit der Technologie schief geht?

Obwohl es eher unwahrscheinlich ist, steht die Angst davor, dass etwas mit der Technik schief läuft, bei vielen Neulingen von virtuellen Präsentation auf Platz 1. Hier sind 3 Dinge, die Sie tun können…

  • Üben Sie den Umgang mit dem System. Je mehr Übung, desto mehr Vertrauen in die Technik. Ich weiß, ich wiederhole mich und ich werde es wieder tun…. Praxis mit dem System ist das A und O.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer aktualisiert ist (Updates herunterladen), dass Sie eine zweite Stromquelle haben (verlassen Sie sich nicht nur auf Ihren Akku) und dass Sie alle Programme geschlossen haben, die Sie nicht benötigen.
  • Organisieren Sie, dass ein erfahrener Kollege vor Ort ist, der Sie unterstützt. Bei Präsentationen vor einem größeren Publikum ist sind diese “zusätzlichen Paar Hände im Cyberspace” unerlässlich.  Sie konzentrieren sich auf die Präsentation und er/sie auf die Technik.

Zusammenfassend

Der Erfolg beginnt mit der Planung Ihrer Inhalte, der Anpassung Ihres Bildmaterials, der Kenntnis Ihrer Inhalte, damit Sie natürlich sprechen können, der Kontrolle Ihrer Umgebung und der Vorbereitung auf das gefürchtete technische Problem. Es gibt noch einiges mehr. worauf beim Präsentieren in einer virtuellen Umgebung zu achten ist und einige dieser Dinge werden in einem zukünftigen Beitrag diskutiert werden. In der Zwischenzeit gibt es hier ein eBook, das Ihnen hilft, mit all Ihren Präsentationen fertig zu werden – virtuell oder nicht.

eBook: The definitive checklist for qualifying training providers

What should I do with my hands during a presentation?

Whether you are presenting, telling a story or just talking, how you use hands (or don’t use them) is important. An analysis of TED talks found that the most popular TED talkers were using 465 hand gestures over 18 minutes – compared to the least popular using just 272. Other research shows that gestures – more than actions themselves – impact our understanding of meaning. Put simply, you need to unleash the power of gestures when you present.

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Your hands give you away (4 things not to do)

We have all seen somebody standing in front of a large group of people, trying to remain calm and hide their nervousness, and their hands giving them away. We can see they’re nervous and uncomfortable. When presenting, don’t:

  1. Keep them in your pockets. This will usually come across to your audience as too casual and is often perceived by people at as you trying to hide your hands because of nervousness. Like it or not, it is best to keep your hands out in the open for the world to see.
  2. Keep them in behind you. Hiding them behind your back can this makes you look distant and reserved or even uninterested in the people you are talking to.
  3. Place them on your hips. A stance with both hands on the hips will, more than likely, seem aggressive or authoritarian and definitely will not win you any friends in your audience.
  4. Hold them together. You’ll look as if you are defending yourself and come across as unconfident and vulnerable. Crossing them can achieve the same result too.

4 Things to do with your hands when presenting

When you are presenting, the focus should be on you. Therefore, use everything in your arsenal to ensure your audience is interested and informed. By using your body to help emphasize your words, your presentation becomes more dynamic, and your audience is more likely to remember your message. Use your hands and arms; don’t leave them at your sides. Be aware of your body and how it can help you.

Open up

If you maintain a closed stance, the audience may suspect you are hiding something and won’t trust you. Remember not to cross your arms or to keep them too close together. You are not a T-Rex, so don’t keep your elbows glued to your ribs. Claim the space and show your hands.

Use broad gestures

These should fit with what you are saying and not be used randomly. You know what you are going to say, so now decide how you are going to say it. Your body is an extension of your voice, so it is important to use confident gestures while you are practicing your presentation. With practice, the gestures will become more natural and a part of your dynamic speaking style. Use your hands to emphasize, to contrast or even to convey emotions in your story.

Show an open palm

By keeping your hands open and showing the audience your open palms, you are showing you have nothing to hide. The audience are more likely to feel they can trust you, and that you are sincere in your message.

The Palm Sideways

This is like holding your hand as though you were going to shake another person’s hand. This gesture is used to impress upon the audience the point you are making. You are opening up your message and showing them what is inside. You can also use this to point … without using your finger.

Videos

And keep in mind that you don’t necessarily need to be flamboyant and bounce around. You just need to be authentically you! This Target Training video from James Culver on storytelling  is a great example of how smaller and gentle movements can be natural and still reinforce the message.

What to do with your hands when you’re presenting

Two excellent and short video displaying tips and tricks.

 

4 essential tips

From the 2014 Toastmasters International world champion of public speaking Dananjaya Hettiarachchi.  You may feel that Hettiarachchi is a little theatrical for a business scenario, but the 4 tips are directly transferable!

Body language

This video is longer (just under 14 minutes) but comprehensive.  It covers all areas of body language when presenting and is definitely worth watching.

If you’d like more tips on presenting in general…

We have 37 blog posts related to presenting on our blog. Two further eBooks on presentations are available to download in the sidebar: “Presentation Models” and “Presenting with IMPACT.” Or, one of our seminars on this topic might be just what you need:

 

6 reasons why silence is golden in presentations

I recently delivered a two-day Presenting with IMPACT course for a group of highly-talented professionals, all of whom came from different countries and had different job functions.  Their levels of English varied slightly, as did their age, work experience and confidence.  The one thing this highly diverse group did have in common was their tendency to talk too much during their presentations. Why is that a problem you ask?  Aren’t we supposed to talk when presenting…isn’t that the point?  Of course it is, but there is a time when silence, or a nicely timed pause, works in your favor as the presenter.  We spent a lot of time working on the usage of pauses and silence in their presentations with great results.  So, I’d like to share with you 6 practical ways that silence can improve your presentations:

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It slows you down

Many people struggle with speaking too quickly when they are presenting.  This can be due to nerves, having a lot to cover in a short period of time, etc.  Building planned pauses into your presentation allows you to slow things down, collect yourself and focus on enunciating your message to the audience.

It helps your audience absorb and retain your message

Using a strategic pause after stating your walk away message can allow it to better ‘sink in.’  I’d suggest doing this more than one time throughout your presentation at it will reinforce what you want the audience to do/think/feel after listening to your presentation.

It helps non-native speakers ‘catch up’

Many of our clients present in their second language, English, to an audience who are receiving the message in their second or third language.  Regardless of how talented someone may be in a second or third language, they still need more time to process things compared to their native language.  Using pauses can give the audience ‘space to breath’ and make sure they fully comprehend what you are saying.

 

“Silence is one of the great arts of conversation.”

Marcus Tullius Cicero

It shows willingness to listen and take questions

When a speaker is ‘speed-talking’ through their points, an audience can feel that things are rushed and there is no time for questions.  Fielding and asking questions in a presentation can work in the speaker’s favor if handled correctly.  It involves the audience and gives the presenter a chance to reinforce their walk away message in a context that matters to the audience.

It emphasizes important points

Silence is an effective tool to emphasize important points, build positive suspense and highlight things that need to be clarified.  Mark Twain once said, “The right word may be effective, but no word was ever as effective as a rightly timed pause.”

It shows confidence, control and poise

Most of us get nervous and experience stress when speaking in public.  The important thing is not show it when presenting if possible.  Using pauses and silence throughout your presentation will give you the breaks you need to collect yourself and refocus if need be.

Try it for yourself…

Using pauses and silence when speaking doesn’t come natural for a lot of people.  It takes practice and being open to feedback from colleagues or friends.  One quick and easy activity to practice using pauses is as follows:

  1. Write down 2 sentences on what you will do after work today. For example: I will finish work at 6pm and head to the supermarket. After shopping, I will go home and cook dinner for my family.
  2. Read the 2 sentences out loud as you normally would.
  3. Now, read the 2 sentences again out loud, but this time with a 3 second pause in between them. (count to 3 in your head between the sentences)

It sounds like a simple exercise, but many people have a hard time waiting the full three seconds to start the second sentence.  Try this with a colleague at work over lunch.  Ask each other how it sounds and how you feel.  Try it a few more times and then try using it at least once the next time you speak in front of people.

We have all heard the phrase ‘Silence is golden’.  Whether you agree with this or not, try to use a little bit of it in your next presentation.  I think you will be pleased with the results, and your audience will be too.

Die vier „D“ der Präsentation

Sie sind ein guter Redner – Sie sind charmant, witzig und energiegeladen. Sie mögen die Herausforderung, vor Publikum zu sprechen und sind gut darin. Dennoch haben Sie manchmal das Gefühl, daß Sie mehr machen oder Dinge auch anders durchführen könnten. Es gibt einige Situationen, da gelingt es Ihnen leichter als anderen, einen Draht zum Publikum aufzubauen und trotzdem haben Sie das Gefühl, daß Sie es besser können. Sie können die Angelegenheit angehen, indem Sie auf die vier „D“ achten:   

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Development – Design – Delivery – Debriefing

Die vier „D“ der Präsentation

Development (Entwicklung)

Es gibt keine „Patentlösung“ dafür was man tun muss, damit eine Präsentation gut wird. Der Erfolg hängt vom Publikum und der jeweiligen Situation ab, bei der einige Techniken wahrscheinlich eher funktionieren als unter anderen Bedingungen. Hier kommt das erste „D“ ins Spiel; Development (Entwicklung). In diesem Sinne bedeutet es die Entwicklung Ihres Verständnisses über den Kontext der Präsentation, bevor Sie sich auf die Gestaltung des Inhalts konzentrieren. Je ungewöhnlicher die Situation oder Präsentation für Sie ist, desto mehr Zeit sollten Sie dafür investieren zu verstehen, was alles passieren kann – bevor es dann passiert. Stehen die anwesenden Schlüsselentscheider den in Ihrer Präsentation dargelegten Ideen positiv gegenüber? Hat das Publikum unterschiedliche Ansichten? Welche gemeinsamen Ziele vereinen Sie mit dem Publikum? Gibt es Wertschätzung und Zustimmung für diese Ziele im Publikum? Erwartet das Publikum eine Menge an Daten? Welche Erwartungen hat das Publikum in Bezug darauf, wie formell/informell Sie auftreten? Die Antworten zu diesen und anderen Fragen können zu einer verfeinerten Botschaft mit anderen Gestaltungs- und Darbietungsmöglichkeiten führen, als Sie es bisher gewohnt waren.

Design (Gestaltung)

Sie wissen um die Bedeutung einer gut aussehenden Präsentation. Viele Unternehmen erkennen die Bedeutung der Präsentationsgestaltung dadurch an, dass sie professionelle Designer dafür engagieren. Es bedeutet aber, daß manchmal ein Redner zur Vorführung einer  Präsentationen aufgerufen ist, die er nicht persönlich erschaffen hat. Oft dienen solche Präsentationen einer bestimmten Funktion, wie der Vorstellung Ihres Unternehmens, nicht aber dazu, auf die Bedürfnisse eines spezifischen Publikums einzugehen. Für den Redner bedeutet eine generische Präsentation, dass er härter arbeiten muss, um das Material für seine spezifische Zielgruppe relevant zu machen. Wenn die dargelegten Informationen von Bedeutung für das Publikum sind, dann wird es Ihnen die notwendige Aufmerksamkeit widmen. Darin liegt der Schlüssel bei der Gestaltung. Die besten Darstellungsmöglichkeiten sind hilfreich, die Relevanz der Inhalte aber macht den Unterschied aus.

Delivery (Durchführung)

Bestimmte Präsentationstechniken können uns helfen, mit der vorgefertigten Gestaltungssituation wirkungsvoll umzugehen. So können wir  die Aufmerksamkeit unseres Publikums mit einem Pointer und den Worten „Darf ich Ihre Aufmerksamkeit auf …. richten“  auf einen speziellen Teil der Folie lenken, wenn sie zu viele Informationen enthält. Sie können Geschichten erzählen, um Daten Bedeutung einzuhauchen und Sie können Diagramme und Grafiken mit den Erfahrungen des Publikums verknüpfen, ohne eine Folie zu wechseln. Die Ergebnisse Ihrer Arbeit am Punkt „Development“ werden Ihnen die richtige Richtung zeigen. Wenn Sie etwas vor dem Publikum machen sollen, bei dem Sie sich nicht behaglich fühlen, so heißt es: üben, üben, üben. Je häufiger Sie einen anderen Stil üben, desto wohler werden Sie sich dabei fühlen.

Debriefing (Nachbereitung)                              

Die Rückmeldung vom Publikum über Ihre Präsentation ist wichtig für eine kontinuierliche Prozessverbesserung. Das meint ausschließlich Feedback zur Präsentationsdurchführung, nicht aber zu den Ergebnissen und Auswirkungen. Das kann schwierig sein, jedoch gibt es einige Ideen, die berücksichtigenswert sind. Nutzen Sie die Hilfe einer dritten Partei, welche Publikumsfragen aufschreibt, um Sie nach der Präsentation beantworten zu können. Stellen Sie Leuten aus dem Publikum Fragen zu spezifischen Aspekten Ihres Auftretens, an denen Sie arbeiten, wie z.B. Augenkontakt,  Bewegungskontrolle, Gestik. Das ist für Sie hilfreicher, als die einfache Frage zu stellen, was das Publikum über die Präsentation denkt.

Erhöhen Sie Ihre Erfolgsaussichten!

Die vier „D“ der Präsentation; Development (Entwicklung), Design (Gestaltung), Delivery (Durchführung) und Debriefing (Nachbereitung) können Ihnen helfen, Ihre Präsentation maßgeschneidert den spezifischen Publikumsbedürfnissen anzupassen und erforderliche Anpassungen Ihres Stils vorzunehmen. Das erhöht Ihre Erfolgsaussichten! Gerne können Sie uns Ihre Erfahrungen dazu im Kommentarfeld mitteilen.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier finden sie weitere Blogposts zu diesem Thema.

Sex, Stress und öffentliche Rede

Es ist nicht ungewöhnlich Angst davor zu haben, öffentliche Reden zu halten.  Sogar in der Geschäftswelt, wo Vorträge und Präsentationen einen Teil des Berufsalltages darstellen, ist diese Angst verbreitet. Man nimmt (fälschlicherweise) an, dass es jeder machen kann.   Was soll man also tun, wenn man wegen einer Präsentation nervös wird? Ich habe hier zwei tolle Tipps zur Beruhigung Ihrer Nerven vor der nächsten Präsentation und einen dritten Tipp.

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1. Kennen Sie Ihre Inhalte

Ihre Inhalte zu kennen ist unabdingbar, wenn Sie cool, ruhig und gesammelt bei Ihrer Präsentation sein wollen. Im Umkehrschluß bedeutet es, daß mangelnde Kenntnis der vorzutragenden Inhalte immer Angst und Stress verursachen. Sie müssen sich die Zeit nehmen, Ihre Schlüsselbotschaften zu identifizieren, diese Botschaften mit dem Publikum zu verbinden und eine ansprechende und leicht zu folgende Struktur aufzubauen. Wenn Sie wissen,                                                                                                                                                               

  • was Sie sagen wollen,
  • warum Sie es sagen wollen,
  • wie Sie es sagen werden,
  • wann Sie es sagen werden,
  • welche Fragen das Publikum stellen könnte,
  • und wie Sie diese Fragen  beantworden werden…

…dann haben Sie die die Gefahr verringert, daß etwas schiefgehen könnte und nebenbei Angst und Stress reduziert! Das klingt sicher naheliegend, aber ich weiß nicht, wie oft ich bei Coaching-Sitzungen von Präsentationen beteiligt war um festzustellen, daß der Manager sich nicht wirklich ausreichend Zeit für das Nachdenken über die Inhalte genommen hat.               Seine Inhalte zu kennen ist von entscheidender Bedeutung!


2. Üben Sie Ihre Darbietung – und zwar laut!

Ein anderer Tipp, ebenso naheliegend aber auch ebenso häufig ignoriert, besteht darin,  Ihre Präsentation vor dem Auftritt laut zu üben. Planung im Kopf oder auf dem Papier ist großartig  aber leider nicht ausreichend. Ich erinnere mich daran, wie ich von einem deutschen Manager die Vorgehensweise gelernt habe, eine Präsentation vor dem Badezimmerspiegel zu üben. Er sagte mir, dass es ihm dabei helfe „zu sehen, ob die Worte überhaupt in den Mund passen“ und um den „Rhythmus zu testen“.  Andere – welche dieses Konzept seitdem übernommen haben – erwähnen, daß sie ihre Körpersprache dabei beobachten und es Ihnen in Bezug auf Körperhaltung und Gestik geholfen hat. Wenn es Ihnen etwas unangenehm sein sollte, diese Übungen vor einem Spiegel durchzuführen, so können Sie auch

  • sich selbst mit dem Mobiltelefon aufnehmen,
  • eine von Ihnen respektierte Person bitten, das Publikum zu sein,
  • einfach die Tür schließen und laut sprechen.

3. Haben Sie Sex, und zwar viel!

Im Jahre 2006 untersuchte Stuart Brody, ein Psychologe an der Universität von Paisley in Großbritannien, die Beziehung zwischen sexuellen Verhaltensmustern, Blutdruck und die Reaktivität auf Stress. Der erzeugte Stress wurde durch öffentliches Reden und mentale Rechenaktivitäten ausgelöst. Seine Feststellungen hat Brody in dem renommierten Wissenschaftsmagazin „New Scientist“ veröffentlicht. Brody fand heraus, dass regelmäßiger, penetrativer Sex dazu beitragen kann, den Stress in Schach zu halten. Freiwillige, die vorher Geschlechtsverkehr hatten, zeigten die geringste Stressbelastung. Ihr Blutdruck normalisierte sich schneller als bei jenen, welche sich mit anderen sexuellen Aktivitäten beschäftigten. Kurz gesagt; Diejenigen Versuchsteilnehmer, welche viel Sex vor der Belastung durch eine öffentliche Rede hatten, waren weniger gestresst als andere. Es erscheint also schlüssig, dass Sex nicht nur Ihr Stress-Niveau senkt, sondern  – sollten Sie einen bereitwilligen Partner dafür finden – es könnte Sie auch dazu animieren, künftig mehr Präsentationen zu halten.

Ein abschließender Ratschlag

Jeder dieser drei Tipps kann dazu beitragen, Gefühle von Stress und Angst vor einer öffentlichen Rede zu reduzieren. Je weniger Nervosität Sie haben, desto selbstsicherer und erfolgreicher werden Sie an dem Tag sein.  Nur wenden Sie bitte nicht alle drei Tipps gleichzeitig an.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier finden sie weitere Blogposts zu diesem Thema.

Der „Elevator Pitch“

Für viele von uns ist es eine Alltagserfahrung: Man denkt immer dann an die Dinge, die man sagen wollte, wenn das Gespräch beendet oder die Gelegenheit vorüber ist.  Wie kommt es, dass immer dann, wenn wir etwas Brillantes äußern wollen, kein Wort über unsere Lippen kommt oder wir etwas Falsches sagen? Der Begriff „Elevator Pitch“ basiert auf der Idee, dass es möglich sein sollte, die Zusammenfassung eines Sachverhaltes in der Zeitspanne einer Fahrstuhlfahrt (dreißig Sekunden bis zwei Minuten) vorzutragen. Was werden Sie sagen, wenn Sie nur zwei Minuten zur Verfügung haben?

 

“Vor einiger Zeit teilte ich einen Fahrstuhl mit dem Vorstandsmitglied eines großen, multinationalen Konzerns. Er hatte keine Ahnung, wer ich war, aber ich wusste genau, wer er war und leider würde es so bleiben. Abgesehen von einem “guten Morgen” und einem “Auf Wiedersehen” verlief unsere Fahrstuhlfahrt im Schweigen. Ich hatte buchstäblich meinen Augenblick zu sprechen gehabt und ich habe es nicht genutzt. Natürlich dachte ich im Nachhinein an etwa eine Million brillante Dinge, die ich hätte sagen können, aber nicht gesagt habe. Ich habe es vermasselt.”

Seminarteilnehmerin

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Voraussicht und Planung

Die oben zitierte Seminarteilnehmerin hatte nicht daran gedacht, sich auf einen solchen Moment vorzubereiten.  Vielleicht dachte sie, sie könne sich schon irgendwie improvisierend durchmogeln, sollte sich jemals eine solche Gelegenheit bieten. Aber es erfordert echte Voraussicht und Planung, wenn man seine Botschaft zielgenau und gewinnend rüberbringen möchte. Insbesondere dann, wenn man nur zwei Minuten Zeit dafür hat.

“Ich benötige in der Regel mehr als drei Wochen um eine gute Stegreif-Rede vorzubereiten.”

Mark Twain

Wie man seine Kernpunkte  in zwei Minuten rüberbringt

Ein guter „Elevator Pitch“ hat ein Ziel: Er appelliert an jemanden, von dem wir irgendetwas, irgendwann in der Zukunft wollen. Wenn sich die Fahrstuhltüren öffnen, möchte man am liebsten mit großer Bestimmtheit davonlaufen. Sie hoffen aber zumindest auf eine Visitenkarte.  Also muß absolut alles, was Sie sagen wollen, Interesse bei Ihrem Gegenüber wecken. Da gibt es keinen Raum für Versprecher und Geschwafel. Das kann ziemlich schwer sein und deshalb dreht sich alles um eine gute Vorbereitung und gründliche, individuelle Praxis mit harten und herausfordernden Sparringspartnern.

Hier sind ein paar Dinge, die Sie im Auge behalten sollten, wenn Sie sich auf Ihren „Elevator Pitch“ vorbereiten, beginnend mit dem GOALS-Modell, welches wir in unseren Trainingseinheiten anwenden:

  • Goal – Ziel: Wissen Sie von Anfang an, was Ihr Ziel ist!
  • Opening – Eröffnung: Wie eröffnen Sie Ihren „Elevator Pitch“ und machen ihn aktuell und relevant?
  • Attention – Aufmerksamkeit: Wie halten Sie das Interesse der Zuhörer an Ihren Ausführungen aufrecht?
  • Language – Sprache: Geraten Sie nicht in Versuchung,  Fachkauderwelsch oder komplexe Begriffe zu verwenden!
  • Steps – Schritte: Was sind die nächsten Schritte?

Ein „Elevator Pitch“ sollte ein zweiseitiges Gespräch sein

Eine Minute lang ohne Unterbrechung zu reden, kann eine lange Zeit sein. Haben Sie es schon mal probiert oder jemandem dabei zugehört? Sagen wir, dass Ihre Aufzugsfahrt zwei Minuten dauert. In dieser Zeit müssen Sie einen guten Draht zu Ihrem Gesprächspartner aufbauen, ihm Gelegenheit zur Antwort und zu ein bis zwei Rückfragen geben. Es ist keineswegs ein Monolog, Brian Walter bezeichnet es vielmehr als verbales Ping-Pong.

In der Tat werden Sie womöglich nur die Gelegenheit haben, etwa drei bedeutungsvolle Aussagen zu machen. Ein (wichtiges) Fahrstuhlgespräch mit jemanden, den Sie nicht wirklich kennen, kann sich in viele mögliche Richtungen entwickeln, zwischen „schrecklich daneben“ bis „absolut großartig“.

Abschließend ein paar Tipps für Ihren „Elevator Pitch“

Seien Sie interessant, was auch immer Sie sagen. Wenn möglich:

  • Verwenden Sie Gleichnisse, wenn Sie sich beschreiben.
  • Vergleichen Sie sich/Ihre Situation mit jemandem oder etwas, was einen hohen Wiedererkennungswert hat oder eine Mischung daraus darstellt.
  • Erzeugen Sie eine Überraschung.
  • Hören Sie zu.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Wir bieten Ihnen eine Reihe kostenloser Dienstleistungen an, welche Sie dabei unterstützen, auf globalen Märkten erfolgreich zu sein. Besuchen Sie unsere Homepage oder kontaktieren Sie uns, wenn Sie noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen.

„Train the Trainer“: Interaktive Präsentationen

Hausinterne Trainingsmaßnahmen und Schulungen werden oft über Präsentationen durchgeführt, wobei häufig ein interner „Experte“ mit der Durchführung gegenüber anderen Mitarbeitern beauftragt wird. Folie für Folie erscheint nacheinander auf der Projektionsfläche und am Ende erhält man ein Informationsblatt mit den wichtigsten Punkten und vielleicht eine Zusammenfassung. Der Vorteil dieser Art von Training liegt darin, dass die Informationen aus erster Hand von einem erfahrenen Fachmann vermittelt werden. Einer der Nachteile liegt darin, dass der Vortragende meist keine Erfahrungen in der Wissensvermittlung hat. Er/sie versteht nichts davon, wie Lerninhalte haften bleiben oder dass nur rund 10% des Lernens durch strukturiertes Training vermittelt wird (Hier können Sie mehr über das 70-20-10-Modell erfahren). Wir haben deshalb ein paar bewährte Ideen zusammengestellt, wie Sie Ihr präsentationsbasiertes Training interaktiv gestalten können.




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Wer bist du und warum bist du hier?

Ein Trainer vermittelt stets die Ziele einer Trainingseinheit. Die Ziele müssen von Relevanz für das Publikum sein, weil Sie Akzeptanz benötigen, damit Lernen stattfinden kann. Alles was im Training passiert, sollte stets mit den Trainingszielen verknüpft sein. Die Teilnehmer haben ebenfalls Ziele, welche sich allerdings von Ihren Zielen unterscheiden können. Hier müssen Sie die unterschiedlichen Zielvorstellungen in Übereinstimmung bringen. Das wird oft mit Aufwärmaktivitäten erreicht; Wer bist du und warum bist du hier? Aufwärmaktivitäten können als Gruppe, in mehreren Kleingruppen oder paarweise durchgeführt werden. Zum Abschluß der Aktivitäten hat jeder seine persönlichen Ziele mitgeteilt (idealerweise in sichtbarer Form, so dass es jeder lesen kann). Der Trainer umschreibt dann die persönlichen Ziele und verknüpft sie mit den Zielen der Trainingseinheit. Gibt es Ziele, die nicht in Übereinstimmung gebracht werden können, so wird der Trainer darauf hinweisen: „Es tut mir leid, wir werden das heute nicht im Detail behandeln“ oder „Vielleicht finden wir am Ende der Trainingseinheit noch Zeit, das Thema zu vertiefen.“

Lassen Sie die Leute aufstehen und sich bewegen

Wenn Teilnehmer sich untereinander nicht sonderlich gut kennen sind vielleicht ein paar Eisbrecher-Aktivitäten notwendig. Ein Spiel mit dem Namen ‘find someone who’ kann sehr leicht für jedes Publikum und Thema angepasst werden. Darüber hinaus können Sie Diskussionskarten mitbringen oder Aufgaben vergeben, welche die Teilnehmer zwischen zwei Präsentationsfolien zu erledigen haben. Besonders dann, wenn das Interesse der Teilnehmer zu schwinden scheint, unterbrechen Sie die Präsentation, lassen Sie die Leute aufstehen und sich im Raum bewegen. Bitten Sie die Teilnehmer etwa, Brainstorming in Gruppen durchzuführen, paarweise Zusammenfassungen zu erstellen oder Fehlersuche zu betreiben. Sie können die Teilnehmer auch auffordern, eine Position im Raum einzunehmen, welche damit verknüpft ist, wie stark sie mit einer unternehmens- oder tätigkeitsbezogenen Aussage übereinstimmen. Bitten Sie die Teilnehmer, einige der wichtigsten Lernpunkte der Präsentation Ihnen auf halbem Weg vorzustellen und nutzen sie die Gelegenheit, das Teilnehmerwissen auszurichten.

Beziehen Sie Ihr Publikum ein

Eng verwandt mit den oben angesprochenen Aspekten. Auch wenn das Trainingsmaterial trocken und mit Fakten und Fachbegriffen gespickt ist, können Sie das Training interaktiv gestalten. Sie können die Teilnehmer nahezu auf tausend verschiedene Arten beschäftigen. Befragen Sie die Teilnehmer nach ihrer Erfahrung oder Meinung, bitten Sie darum, dass jemand die Informationen einer Präsentationsfolie vorliest oder bereiten Sie ein Quiz oder einen Wettbewerb mit einem symbolischen Hauptgewinn vor. Eröffnen Sie eine Diskussion, bitten Sie um den Zuruf von Kurzfragen oder lassen Sie die Leute sich im Raum bewegen, um Informationen zum Thema an verschiedenen Stationen im Raum einzuholen. Hier finden Sie 25 Ideen für Aktivitäten beim Training.

Bitten Sie um engagierte Teilnahme

Was wird von den Teilnehmern an Handlungen erwartet, sobald sie den Schulungsraum verlassen haben? Sie haben zwar etwas gelernt, aber auf die Beantwortung der Frage, wie der Lerntransfer zum Arbeitsplatz stattfindet, sollten Sie sich selbst gedanklich gut vorbereiten. Bevor die Trainingseinheit abgeschlossen ist, sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, die Teilnehmer nach ihren Ideen oder Anregungen zu fragen. Geben Sie Ratschläge, wie das Erlernte haften bleibt. Sie können auch den Einsatz von persönlichen Lernplänen in Erwägung ziehen.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier sind nur einige Postings für Sie zum Durchstöbern aufgeführt, falls Sie mehr zum Thema erfahren möchten. Wir bieten auch eine breite Palette an Seminaren zum Thema Train the Trainer und Moderation von Workshops an:

 

Ich habe Todesangst davor, eine Präsentation halten zu müssen!

Präsentieren unter Druck. Versagensängste. Lampenfieber. Nennen Sie es, wie Sie wollen, aber die unglaubliche Nervosität, welche manche Leute befällt, sobald sie vor einem Publikum stehen müssen, ist echt. Und wenn Ihr Chef das Publikum ist, kann es tatsächlich Auswirkungen darauf haben, wie Sie die Präsentation durchführen. Es sei denn, Sie sind gut darauf vorbereitet. Ich bin kein Anhänger des alten Ratschlages, „stellen Sie sich vor, alle Leute im Publikum säßen in Unterwäsche vor Ihnen.“ Abhängig davon, wer da vor Ihnen sitzt, kann eine solche Vorstellung jemanden leicht aus dem Konzept bringen. Die meisten Menschen bewältigen ihre Ängste, indem sie eine Sache machen: Sie bereiten sich gut vor.
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Kennen Sie Ihr Material

Da gibt es kein besseres Tool, welches Sie in Ihrem Werkzeugkasten haben könnten. Haben Sie die Thematik im Griff, über die Sie reden wollen, so erzeugt das Selbstvertrauen und gibt Ihnen die Kraft, jede möglicherweise aufkommende Frage zu bestehen, die Ihnen über den Weg laufen könnte. Es reicht nicht aus, eine grobe Vorstellung davon zu haben, was Sie sagen werden.  Schreiben Sie den Text vor, falls es notwendig sein sollte. Was auch immer Sie tun, improvisieren Sie nicht! Viele Leute versuchen das. Und ehrlich gesagt scheitert eine derartige Vorgehensweise viel häufiger, als dass es gelingt.

“Sie haben es gefühlt. Den Knoten im Bauch. Die schweißigen Handflächen. Die allgemeine Desorientierung. Das Gefühl, das Sie überkommt, sobald jemand fragt: “Bist du in Ordnung?” “Nein, ich bin nicht ok. Ich muss diese Präsentation meinem Chef geben und ich habe Angst! “Du kannst sicher sein. Ich verspreche dir, du bist nicht allein!”

Scott Levey

Bereiten Sie Ihr Material vor

Ein alter Witz lautet, ‘Wie kommt man in die Carnegie Hall?’ ‘Üben, üben, üben.’ Probieren Sie Ihre Präsentation vor Leuten aus. Fragen Sie nach Feedback. Es scheint einfach zu sein, aber andere um Hilfe zu bitten ist manchmal die schwerste Sache auf der Welt. Üben Sie die Präsentation vor einem Spiegel. Machen Sie eine Sprachaufzeichnung und spielen Sie es ab. Bitten Sie andere, sich Ihre angefertigten Folien anzuschauen. Hier finden Sie eine gute Anleitung, wie man hervorragende Präsentationsfolien erstellt.

Vertrauen Sie Ihrem Material

Meistens strafen Ihre eigenen Nerven Sie mit Lügen! Ob Sie es glauben oder nicht, die meisten Manager/Chefs/Zuhörer/Gruppen/Kollegen möchten, dass Sie Erfolg haben. Bereiten Sie sich durch gute Vorarbeit entsprechend vor, bevor Sie in die Präsentation gehen und  erkennen, dass der Stress und die Aufregung NICHT WIRKLICH sind. Holen Sie tief Luft und wissen Sie, dass das Publikum es gut mit Ihnen meint. Und sollten Ihre Nerven flattern und Sie das Gefühl bekommen, dass die Worte aus Ihnen herauskommen, ohne dass Sie Kontrolle darüber haben, so stoppen Sie kurz, holen erneut tief Luft und fahren fort.

WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN

Hier sind nur einige Postings für Sie zum Durchstöbern aufgeführt, falls Sie mehr zum Thema erfahren möchten.

 

Präsentations-Fazit: Das Abschluss-Signal

Eine gutes Präsentations-Fazit ist ein sehr wichtiger Teil jeder Präsentation, obwohl es oftmals nicht die notwendige Aufmerksamkeit erhält. Viele Leute konzentrieren sich darauf, einen soliden Start mit guter Einleitung hinzulegen und schlagkräftige Inhalte zu präsentieren. Dagegen gibt es nichts einzuwenden, solange man die Präsentation mit der gleichen Stärke abschließt, mit der sie begonnen wurde. Häufig habe ich aber Präsentationen erlebt, die misslich abgeschlossen wurden und deshalb einen schlechten Beigeschmack beim Publikum hinterlassen.  Ein guter Präsentationsabschluss wird eine wirkungsvolle  Zusammenfassung, Empfehlung oder einen Handlungsaufruf beinhalten und dem Publikum die Gelegenheit geben, noch offen gebliebene Punkte durch Fragen anzusprechen.  Der Teil eines Präsentations-Fazits, der häufig vergessen wird, ist ein klares und deutliches Abschluss-Signal. Dieses Abschluss-Signal ist eine Formulierung, welches dem Publikum in einem Satz mitteilt, dass Sie mit dem Fazit der Präsentation beginnen. Es sollte unmittelbar vor der Zusammenfassung ausgesprochen werden und vom Publikum als deutliches Signal erkannt werden.


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Drei Gründe, warum ein Präsentations-Fazit ein Abschluss-Signal enthalten sollte

  1. Wecken Sie das Publikum.  Oft verliert das Publikum den Fokus und die Konzentration gegen Ende einer Präsentation und geht eigenen Gedanken nach. Ein Abschluss-Signal zeigt dem Publikum, dass Ihre Präsentation gleich zu Ende ist und es an der Zeit ist, seine Aufmerksamkeit wieder der Präsentation zu widmen.
  2. Den eigenen Fokus zurücksetzen. Wie wir alle wissen, kann man sich bisweilen so sehr in ein Thema vertiefen, dass man die Bedürfnisse und Erwartungen des Publikums aus dem Auge verliert. Das Abschluss-Signal weckt daher nicht nur das Publikum auf, sondern auch den Vortragenden und ermöglicht es ihm, ein starkes Präsentations-Fazit abzuliefern.
  3. Verdeutlichen Sie die Struktur. Präsentationen benötigen klare Strukturen, damit das Publikum den Kernaussagen folgen kann. Wenn Sie effektive Überleitungen formulieren – wie das Abschluss-Signal – so schaffen Sie strukturelle Übersichtlichkeit und helfen dem Publikum, mit der Aufmerksamkeit bei Ihnen zu bleiben.

Drei Formulierungen, welche als Abschluss-Signal für das Präsentations-Fazit dienen können

  1. “Das bringt mich nun zum Ende meiner Präsentation. Um meine Hauptpunkte zusammenzufassen, …“
  2. “Nun, das ist alles, was ich für heute habe. Lassen Sie mich jetzt kurz zusammenfassen, worüber ich gesprochen habe ….”
  3. „Ich bin jetzt ans Ende meiner Präsentation gelangt. Zusammenfassend sprach ich …”

Drei Auswirkungen durch die Anwendung eines Abschluss-Signals für das Präsentations-Fazit

  1. Übermitteln Sie die Hauptaussagen ein letztes Mal. Am Ende einer guten Präsentation werden Sie Ihre Hauptaussagen in der Einleitung, dem Hauptteil und abschließend in der Zusammenfassung angesprochen haben. Ein gutes Abschluss-Signal fokussiert die Aufmerksamkeit des Publikums ein letztes Mal, so daß Sie die Kernaussagen erneut benennen sollten und die daraus abgeleiteten Handlungsempfehlungen aussprechen. Die meisten Menschen neigen dazu, sich besser an die Inhalte zu erinnern, welche am Ende einer Präsentation gesagt wurden als in der Einleitung oder im Hauptteil.
  2. Stellen Sie sich selbst auf ein starkes Ende ein. Die klare Aussage, daß Sie nun mit dem Fazit der Präsentation beginnen, wird Ihnen dabei behilflich sein, sich zu konzentrieren und die richtigen Schritte durchzugehen. Bei Ihrem Publikum wird das einen positiven Eindruck der Präsentation hinterlassen.
  3. Seien Sie ein besserer Redner. Es gibt so viele Menschen, die schlecht strukturierte Präsentationen vortragen und deren Präsentations-Fazit enttäuscht. Eine klare Struktur lässt Sie professioneller aussehen und hilft Ihnen das zu erreichen, was Sie mit Ihrer Präsentation bewirken wollen.

Ein starkes Präsentations-Fazit hinterlässt bei Ihrer Zielgruppe eine fokussierte, positive Sicht  auf Ihre Botschaft und ein gutes Abschluss-Signal ist entscheidend dafür, dass dies gelingt. Teilen Sie uns Ihre Ideen dazu im unten stehenden Kommentarfeld mit! Möchten Sie mehr über wirkungsvolles Präsentieren erfahren? Klicken Sie hier.

MEHR

Storytelling im Geschäftsleben – Warum eigentlich nicht? Teil 2

Geschichtenerzählen ist wieder zu einem interessanten Thema in der Welt der Geschäftskommunikation geworden. Konferenzen und Redner loben weltweit den Reiz und  , die Anziehungskraft des Geschichtenerzählens auf das Publikum. Ich frage mich, warum das so ist. Haben Menschen nicht seit ihren frühesten Anfängen Geschichten erzählt? Wir alle erzählen Geschichten. Es war Teil unseres Überlebenskampfes und unserer Entwicklung. Alles um uns herum ist voller Geschichten; Vom Geschichtenerzählen am Lagerfeuer bis zu den heutigen Multimillionen-Dollar-Kinofilmen. Warum soll das nicht auch für ein geschäftliches Umfeld gelten? Dieser zweite Teil unseres zweiteiligen Beitrags (hier Teil 1) beschäftigt sich mit den verbleibenden zwei Lektionen, die wir bei der Vorbereitung eines Seminars über das Geschichtenerzählen in der Geschäftswelt gelernt haben. Unser Seminar vermittelt den Teilnehmern die Fähigkeiten und die Entschlusskraft, mehr und bessere Geschichten im Tätigkeitsumfeld zu erzählen.

Mut zur Verbindung

Lektion 4

Wenn Ihre Berufstätigkeit für Sie einfach nur ein Austausch von Machtbefugnissen ist, dann sind Aspekte, wie z.B. Geschichtenerzählen und andere, erweiterte Kommunikationsmittel unwichtig. Andere werden Ihre Äußerungen in Befehle übersetzen, sofern Sie sich in einer Machtposition befinden, ebenso wie Sie dabei helfen, Wünsche von Vorgesetzten zu interpretieren und umzusetzen.

Möchten Sie allerdings, dass Ihr Arbeitsplatz ein Ort ist, an dem Menschen etwas zusammenfügen, anstatt den Befehlen einiger weniger Personen zu folgen, dann ist das Geschichtenerzählen eine aktive Strategie, um dem Arbeitsplatz für Sie und Ihre Mitarbeiter eine menschliche Note zu geben. Es bietet Möglichkeiten für sinnvolle Verbindungen, die Vertrauen fördern.

“Geschichtenerzählen ist ganz natürlich für uns Menschen, aber da wir in einer unnatürlichen Welt leben, brauchen wir manchmal etwas Hilfe bei dieser ganz natürlichen Sache.” ― Dan Harmon

Von der Geschichte zur Handlung

Lektion 5

Eine gute Geschichte kann die Bühne für ein Geschäftsumfeld setzen. Dennoch müssen wir  uns häufig den Zweck der Geschichte vergegenwärtigen, sobald sie erzählt ist. Wir können das in einer Nachbesprechungsrunde gemeinsam erreichen oder einfach den Zuhörern erklären, was man mit der Geschichte im Sinn hatte.

Warum das funktioniert

Eine klare Erläuterung des Sinnes der Geschichte bietet eine natürliche, logische Verbindung dazu, was der Erzähler und die Zuhörer in einem geschäftlichen Umfeld erreichen müssen. Dinge auf individueller Ebene zu erledigen ist eine Funktion von

  • klarem Verständnis darüber, was zu tun ist
  • der Fähigkeit, etwas tun zu können
  • Motivation, etwas zu erledigen

Sprechen Sie das „warum“ an

Geschichten können eindeutig auf das “Warum” einer Handlung hinweisen, was zu einer erhöhten Selbstverpflichtung führt, es auch durchzuführen. Wenn Zuhörer die Geschichte mit ihrer gegenwärtigen Situation verknüpfen können, so werden sie eingebunden in den Prozess des Erkennens, was zu tun ist und warum es getan werden muss – ohne dass es angeordnet werden muss.

Mehr

Schauen Sie sich um, in welchem Rahmen Target Training  Kompetenzentwicklungs-Seminare zum Geschichtenerzählen im Geschäftsleben und für viele andere Kommunikationsfähigkeiten anbietet, um Ihre Effektivität am Arbeitsplatz zu steigern. Lassen Sie es uns im unten stehenden Kommentarfeld wissen, wenn Sie dazu etwas anmerken möchten.

Presenting in a foreign language

I’ve been involved in business English training since I left university, and over the years I’ve helped hundreds of executives, managers and experts improve their presentations in English. I’ve worked with confident presenters, nervous presenters, boring presenters and inspiring presenters. Some of them have struggled with their presentations skills, others with their content and many with their English skills. All of these people came to mind when I was preparing a presentation in German. It was a sure case of the shoe being on the other foot for once and I was quickly reminded that knowing what to do and doing it aren’t the same!

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The challenges

The presentation I needed to make was  part of a kick-off event for an exciting new Blended Learning project with Global English at one of our clients. I was going to be one of three presenters, speaking to a group of around fifty German HR specialists and managers. As this was a high profile flag ship project, the kick-off needed to build interest and motivation. Doing it in German didn’t worry me too much – but I knew it was going to be functional rather than elegant. Having learnt most of my German by “doing” rather than “studying”, I sacrifice accuracy for communication. (My German trainer tells me my German is CEFR B2. I think she’s just being nice – my grammar ist nicht gut.)
So the first thing I did was sit down to consider the advice I’d give a client faced with the same situation in reverse:

  • Identify my key messages before I do anything else – and make sure I can phrase and rephrase these
  • Keep it relevant by using examples and stories
  • Don’t try to learn the presentation word for word – it will make me nervous and inflexible
  • But do think through and practice my introduction in advance – by getting off on the right foot I knew I’d relax
  • Never rely on prompt cards – they’ll just get in my way and stop me building rapport with audience – and for the same reasons don’t read from my slides
  • And most importantly – don’t get hung up on the language – they are there to hear what I’m saying – not how I’m saying it

The presentation

After some preparation and practice I drove to Bonn to make the presentation. I felt that my message was clear and the audience seemed interested and convinced. There’d been some nodding heads, some laughter in the right places, and a few questions. Job well done, I thought.

The feedback

Reflecting and debriefing is always important if you want to get better, and there were a couple of people in the audience who I knew and respected. With this in mind, I asked them how they felt I had done, and what I could do better next time. Their answer was clear and consistent – “Sometimes you spoke a bit too fast” and “It was hard to hear you in some places”. Ouch! I thought about the feedback – and then replayed my presentation in my mind.

Upon further reflection, I realised that when I began to struggle with my German I unconsciously began to speak a little quieter. Although I knew what I wanted to say I wasn’t sure about how I was saying it – and without realizing it I turned the power down. I also realised that when I began to struggle with my German I unintentionally spoke faster to hide my mistakes.

Because I’d forgotten to remind myself about a common problem that many people face when presenting in a foreign language – nerves mean they forget the 4Ps.

The 4Ps

  • Power – speaking audibly and clearly
  • Pitch – using the stress and tone of your voice to emphasize key points
  • Pace – matching the speed at which you speak to the message and the audience
  • Pause – playing with silence and breaks to draw attention to build suspense, interest, draw attention to key points and signal thematic changes

FOR MORE INFORMATION

 

Asking for feedback

1001meetingsphraseslargeI recently asked a colleague for some feedback following a presentation which I thought had been a bit shaky. ‘You did great’ was the reply, and the conversation moved on. Later on, when the warm glow of being told ‘well done’ had faded, I asked myself what I had actually learnt from that feedback and how would it help me improve. I realized that apart from thinking what a nice person my colleague was, I’d actually heard nothing which would help me do better next time. It then dawned on me that this was because of how I’d gone about asking for it. If I wanted to get meaningful feedback, then the way I asked for it had to be structured too.

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Make your meetings matter

Basic steps to get the feedback you want

Getting feedback from peers is one of the most useful tools we have for enhancing our performance. Peer feedback is in real time, looks at learnt skills being used in real situations, and it’s from ‘end users’. But how we go about asking for this feedback has a huge influence on how useful what we hear will be. No more ‘Do you think my presentation was OK’? type questions, what do you really want to know?

Check with your peer that they are comfortable giving you feedback

If they say no, it’s not necessarily because they have nothing good to say! Not everyone is comfortable giving feedback, and those that aren’t tend to give the type of empty answers such as ‘great’ or ‘it was fine’.  A few ways to ask could be:

  • “I’m really hoping to improve my presentations skills and could use your help.  Do you mind giving me some feedback after my presentation?”
  • “Could you give me some feedback on my presentation afterwards?  It would help me a lot in improving my presentation skills.” 

Be specific about what you want feedback on

When asking for feedback, briefly explain what you would like to cover, and why it’s important to you.

  • “It would help me a lot if you could specifically pay attention to my body language during my presentation.”
  • “Could you try and focus on how I transition from point to point during my talk?”

And, if the other person is struggling to think of something to say, ask two basic questions:

  • “What did I do best?” 
  • “Is there something I can improve?” 

Don’t be afraid to dig deeper

For example, I was told that I had lost the audience in a presentation. By asking where I had lost them, why did they feel this had happened and did they have any suggestions for what I could do differently, I was able to think of ways to prevent this happening in my next presentation.                            

Since following these steps, I’ve found feedback far more useful and an increase in respect from both sides. There have only been a couple of times that I’ve winced at something somebody has said, but what they said was true. Ultimately, audiences at future presentations have benefited. So, take a big breath, smile and ask the question – could I ask you for some feedback?

The three basic rules to capitalization

Speaking a language involves understanding, recognizing and successfully using a set of grammar rules. However, when writing in a language, a whole new set of rules have to be learnt and used. English is no different. One question I get quite often from my participants who are writing a report or preparing slides for a presentation is when to capitalize a letter. Because we are speaking about English, the answer isn’t exactly straightforward. There are a few basic rules, but the rest are a matter of style. As usual, the most important thing is consistency. Remaining consistent makes your writing more professional and polished. Otherwise, your work looks lazy and shoddy.

That said, the three basic rules to remember can be broken down as follows:

  1. Capitalize the first word in a sentence. This is an easy one that is pretty consistent across languages with Latin-based alphabets.
  2. Capitalize the pronoun ‘I’ in any location. Remember that you are important! You are so important that you use a big letter when talking about yourself.
  3. Capitalize all proper nouns. If it is the official word for something, capitalize the first letter. This goes for cities, countries, companies, brand names, days, months, people’s names or nicknames, etc.

That seems pretty basic and covers just about everything, so what else is there to worry about? Well, what about titles of reports and presentations? Here you can do it one of two ways. Either capitalize only the first letter of the title, or the first letter of each important word, like in the below example.

  • A study on customer behavior with supporting data
  • A Study on Customer Behavior with Supporting Data

Once again, consistency is key. After you have picked your style, make sure you use it on each subsequent page or slide. If you are preparing a presentation, the same rules apply for each bullet point. Thus, is it important to use the same style for your bullet points as you are using for your titles. This will give your final presentation a polished and professional look.

What other grammar problems do you come across when you write in English? How are the rules for English different than for your native language? Let us know in the comments box below.

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Building authentic intercultural business relationships – part 3

The 7 dimensions of culture, and how does intercultural theory actually help you in business?

Why is the contract often seen as the end to a negotiation to Germans yet viewed as part of the negotiation process in China? If you are presenting, where do you put your summary? Sounds obvious – but is it? Why should you put your summary at the front when presenting to Americans (bottom line up front) And why would you start big picture and then summarize at the end if your audience was French?

Few things are as complex as human behaviour, and understanding cultures beyond a superficial level is never easy. This is where a little practical theory comes in.  If you know that specific cultures like to get to the specifics quickly via an “executive summary” (US, Dutch) and that more diffuse cultures want a holistic view, with a big picture (France, Japan) then you can structure your presentation to be successful, regardless of the nationality of your audience.

In this interview, Dr Fons Trompenaars, the best-selling author of Riding the Waves of Culture and one of the world’s leading management thinkers, explains how theory can concretely impact tangible business scenarios such as negotiating, presenting and leading others.

Effective intercultural training needs theoretical models which work hand in hand with practical exercises and activities – and this is where the 7 dimensions of culture adds real value. It can simplify complexity, and is easy to recall and explain. If you’d like to know more about the model check out mindtools.com, for a great explanation and practical advice.

And we’ll leave you with a final few words from Fons on how culture and communication are entwined.

Interview with Dr Trompenaars

Also online:

Powerful Communication – The Power of the Purpose Pyramid

listening skills target trainingThe purpose pyramid is one of the simplest and yet effective communication models for introducing a presentation, opening a meeting or organizing your thoughts that there is. It is so simple, in fact, that no one seems to take credit for it though you will find it in the work of many communications gurus. The four questions in the pyramid aren’t special by themselves, but together they offer a powerful way to connect what you want to do with the goals and needs of your organization, no matter what business you are in or function you perform. Why? + What? + How? + Who? = Alignment. The Purpose Pyramid makes it easy for you to structure your communication – in any situation.

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pyramid

Why?

Why is where you share or remind your team about the deeper meaning and purpose of the organization. This is the reason that energizes you and your colleagues as well as your customers. What’s your why? Your purpose is best when it brings the energy of your team together and they can all see themselves in it. It should also attract internal and external customers to your work.

A band plays music, by definition – but wouldn’t you rather see a band whose purpose is to give you high energy and a memorable musical experience?

At a more nuts and bolts level, you can also apply the why to day-to-day interactions and situations. An example could be to state the purpose (why) of a meeting on the agenda for everyone to see. If there is a question about being on track, the team can refer to the mutually agreed purpose of the team.

What?

What refers to the tasks you and your team need to get done to contribute to making your purpose a reality. At their best these tasks are things you can track and observe easily so all can know when it is accomplished. For example, to have better meetings is not a clear task. Having everyone contribute to the meeting is a clear task. The SMART principle is a great model to use, just remember they should in some way contribute to achieving your purpose.

An example could be to make task identification a two-step process. Instead of automatically identifying who should complete a task at the same time as identifying the task, outline just the tasks first. Going through the how before identifying who will help team members to know what they are committing to.

How?

How is where you turn to your method, approach or process, How will you get your tasks accomplished? For example, sticking with the “better meetings” example, if my task is to have everyone contribute to a meeting, I could tell the team members I expect them to contribute and hope for the best or I could use a polling technique in the meeting to give each attendee the space to speak uninterrupted.

If a task is complex, the “how” could be a process or procedure that helps to complete the task effectively and efficiently. If you have standard operating procedures in place, this is the time to stress their use.

An example could be to identify the resources and process necessary to complete a task before asking who will do it. Leaders get a chance to offer support to the team and may encourage team members to accept a stretch task because they know how they will be supported.

Who?

Who refers to the individual and collective commitments or expectations that match your team to the tasks at hand. In most meetings the who stage tells how well we’ve done the other stages. If team members recognize and connect with their purpose, the necessity of a task and the process and resources to get it done, it’s a lot easier to agree to do them. With the clarity you’ve built earlier, it is easier for you to ask for what you want while committing to do what is necessary to support your team. A great question at the end of a meeting is “what have we agreed to do?” to check agreements without sounding like a task master.

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And/or let me know of any other useful communication tools that always work for you. I look forward to hearing from you!

Storytelling in presentations

What makes a presentation memorable?

I think you’ll agree with me that a memorable presentation has more to it than the introduction, some main points, a summary, a conclusion and time for questions. The presentations I remember best and enjoyed the most have all had one thing in common – a story. Stories have been used throughout history to teach and using them in a presentation makes it more memorable and more interesting for your audience.

Personalize it

As a company of trainers, we know that personalization is key to successful learning. This is a very sound piece of advice which applies to any form of learning. Personalization draws the audience in, it makes them feel involved. People who care about what you say will listen to you and remember your message. This may be hard to do when reporting on last year’s figures, but with a bit of imagination, there’s always a way.

Watch the experts

The rest of this post is dedicated to the great presenters of TED. This playlist on storytelling has six great videos. The first video in this post is a presentation by Andrew Stanton. It has a particularly interesting opening. The rest of the video is worth watching too. The second video is by Simon Sinek, who talks about inspirational leadership and the golden circle.

We are always delighted to hear from you

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