Virtuelle Meetings: Dos and Don’ts

Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Meetings produktiv sind

Virtuelle Meetings können manchmal knifflig sein. Sind sie eher wie ein Telefonat oder ein persönliches Treffen? Nun, sie sind eine Kombination aus beidem und sollten unterschiedlich behandelt werden. Hier sind einige schnelle und einfache „Dos and Don’ts“ für virtuelle Meetings.

Virtuelle Meetings: “Dos”

• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten, die für die Erreichung der Ziele von wesentlicher Bedeutung sind, anwesend sind – ansonsten vereinbaren Sie einen neuen Termin.
• Seien Sie flexibel mit der Besprechungszeit damit Mitarbeiter in anderen Zeitzonen ebenfalls teilnehmen können.
• Erstellen Sie eine Agenda, die die Ziele des Meetings beschreibt.
• Stellen Sie sicher, dass die Besprechungspunkte/Prioritäten/Zeiten mit den Besprechungszielen übereinstimmen.
• Sagen Sie ein regelmäßig stattfindendes Meeting ab, wenn Sie der Meinung sind, dass die Zeit besser anderweitig genutzt werden könnte.
• Senden Sie mindestens drei Tage vor dem Meeting eine Erinnerung mit der Tagesordnung, den benötigten Materialien und Informationen über die zu verwendende Technologie.
• Stellen Sie sicher, dass alle am Meeting teilnehmen und mitwirken
• Eliminieren Sie Ablenkungen: Schalten Sie alle Smartphones aus und vermeiden Sie E-Mails und Instant Messaging während des Meetings.
• Machen Sie Nebengespräche über ein Thema zur offiziellen Funktion des Treffens.
• Entscheidungen und weitere Schritte dokumentieren

Virtuelle Meetings “Don’ts”

• Halten Sie keine Besprechung ab, wenn Sie die Frage „Was ist der Zweck und das erwartete Ergebnis?“ nicht eindeutig beantworten können.
• Treffen nicht zur „Gewohnheit“ werden lassen
• Versuchen Sie nicht, mehr als fünf spezifische Punkte pro Sitzung abzudecken.
• Lassen Sie weder Nebensächlichkeiten, „Experten“ oder Muttersprachler das Meeting dominieren.
• Halten Sie keine Sitzung, wenn die für die Ziele der Sitzung wesentlichen Interessengruppen nicht teilnehmen können.
• Nehmen Sie nicht an, dass die Teammitglieder sich über ihre Rolle und die Ziele des Meetings im Klaren sind.
• Halten Sie keine kontinuierlichen „Marathon“-Sitzungen ohne Brainstorming oder Pausen in kleinen Gruppen
• Behandeln Sie kritische Themen nicht zu Beginn des Meetings
• Lassen Sie die Besprechung nicht aus dem Ruder laufen, indem Sie die Details einer Aktion besprechen, die für die Ziele der Besprechung nicht relevant sind.
• Fangen Sie nicht später an

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